Was sind Non-resident Aliens in den USA?

Der Begriff „Non-resident Alien“ ist nur für die USA relevant und bezieht sich auf alle Personen, die keine US-Bürger:innen sind und auch nicht die Voraussetzungen für die steuerliche Ansässigkeit in den USA erfüllen. Für eine steuerliche Ansässigkeit müssen Personen entweder die Greencard-Prüfung bestehen oder die Anforderungen des Substantial Presence Test des Internal Revenue Service (IRS) erfüllen.

Non-resident Aliens halten sich in der Regel vorübergehend mit einem Non-Immigrant-Visum in den USA auf, zum Beispiel mit einem Visum vom Typ J-1- oder F-1. In diese Kategorie fallen ausländische Studierende, Teilnehmer:innen an akademischen Programmen und nicht ansässige Freelancer:innen. Non-resident Aliens haben einen anderen Steuerstatus und zahlen in der Regel keine Beiträge zum Medicare-Programm und zur Sozialversicherung.

Non-resident Aliens dürfen in den USA nur mit einer vorherigen Genehmigung arbeiten. Diese Genehmigung kann man mit dem Formular  I-9 Employee Eligibility Verification beantragen.

Sowohl Unternehmen als auch die betroffenen Einzelpersonen müssen unbedingt die Rechte, den Status und die steuerlichen und gesetzlichen Verpflichtungen von Non-resident Aliens verstehen. Die Nichteinhaltung kann zu Geldstrafen, irrtümlichen Steuerzahlungen und rechtlichen Komplikationen führen.

Die Besteuerung von Non-resident Aliens ist eines der Hauptthemen, die für Verwirrung sorgen. Laut dem IRS haben Non-resident Aliens einen spezifischen Steuerstatus und unterliegen anderen Steuervorschriften als reguläre Einwohner:innen.

In der Regel müssen sie alle US-Einkünfte versteuern, je nach ihrer Tätigkeit entweder mit dem gleichen Steuersatz wie Einwohner:innen oder mit einem Pauschalsatz. So zahlen nicht ansässige arbeitnehmerähnliche Selbständige beispielsweise einen pauschalen Steuersatz von 30 % auf ihr gesamtes US-Einkommen. Non-resident Aliens können nur begrenzt Kosten von der Steuer absetzen und Gutschriften in Anspruch nehmen. So können sie bestimmte Steuervergünstigungen nicht nutzen, beispielsweise den Earned Income Tax Credit (EITC) oder den American Opportunity Tax Credit (AOTC).

Wenn Non-resident Aliens einen Partner oder eine Partnerin mit einem Status als „Resident Alien“ haben, können sie ihr Einkommen gemeinsam versteuern. Am Ende des Steuerjahres kann der:die Partner:in wählen, ob er:sie für steuerliche Zwecke als Resident Alien behandelt werden möchte. In diesem Fall müssen sie das Formular 1040 mit dem Status „Married Filing Jointly“ einreichen. Wenn sie die USA verlassen, müssen sie das Formular 1040-C übermitteln.

Non-resident Aliens müssen eine Steuererklärung abgeben, wenn sie im vergangenen Jahr in den USA einen Beruf ausgeübt oder ein Gewerbe betrieben haben oder wenn sie US-Einkünfte hatten, für die keine Quellensteuer einbehalten wurde. Wenn sie eine Steuererstattung oder -minderung beantragen möchten, müssen sie auch eine Einkommensteuererklärung abgeben.

Wie bereits erwähnt, müssen Non-resident Aliens in der Regel keine Beiträge zur Sozialversicherung und zum Medicare-Programm zahlen. Dennoch ist es möglich, dass sie andere Steuern auf Bundes- oder Staatenebene abgeben müssen.

Damit ein US-amerikanischer Arbeitgeber eine:n Non-resident Alien legal einstellen kann, muss er die einschlägigen Einwanderungsgesetze und -richtlinien erfüllen. Dazu gehört auch die Prüfung, ob der:die Non-resident Alien berechtigt ist, im Land zu arbeiten, sowie die Einhaltung der Visabestimmungen. Die Arbeitgeber müssen zudem alle erforderlichen Steuern einbehalten und ihre Meldepflichten gegenüber den Behörden erfüllen. 

Die erforderlichen Unterlagen umfassen:

• Arbeitsgenehmigung für die USA über das Formular I-9

• Eine Urkunde zur Bestätigung der Staatsangehörigkeit

• Eine gültige Temporary Resident Card

• Eine Sozialversicherungsnummer (SSN)

• Ein Führerschein oder ein Ausweis, der von einem Staat oder Bundesstaat ausgestellt wurde

• Eine Geburtsurkunde im Original

Compliance ist selten einfach und die Einstellung von Non-resident Aliens ist besonders komplex. Wenn es zudem Steuerabkommen zwischen verschiedenen Staaten gibt, müssen auch diese eingehalten werden. Wenn Unternehmen weltweit Remote-Mitarbeiter:innen einstellen, müssen sie zudem darauf achten, dass sie nicht versehentlich den Status einer ständigen Niederlassung erwerben und entsprechend besteuert werden. Mithilfe eines Employer of Record ist dieses sogenannten Betriebsstättenrisiko jedoch einfach zu vermeiden.

Trotz all dieser Herausforderungen bringt die Einstellung von Non-Resident Aliens für Arbeitgeber auch zahlreiche Vorteile mit sich. Dazu gehört zum Beispiel der Zugang zu einem größeren Talentpool und zu vielfältigeren Fähigkeiten. Ein mögliches Aufenthaltsrecht in den USA kann auch helfen, Toptalente aus der ganzen Welt anzuziehen.