Wat is een niet-ingezeten vreemdeling?

In de VS is een niet-ingezeten vreemdeling iemand die geen Amerikaans staatsburger is en geen fiscale inwoner van de VS kan zijn. Dit geldt ook voor iedereen die niet voldoet aan de green card test of aan de substantial presence testvan de Internal Revenue Service (IRS).

Niet-ingezeten vreemdelingen zijn meestal tijdelijk in de VS op een niet-immigrant visum, zoals een J-1 of F-1 visum. Buitenlandse studenten, deelnemers van academische programma's en niet-ingezeten zzp'ers vallen in deze categorie. Niet-ingezeten vreemdelingen hebben een aparte belastingstatus en betalen meestal geen FICA-bijdragen voor Medicare en sociale zekerheid.

Niet-ingezeten vreemdelingen kunnen alleen in de VS werken nadat ze hiervoor toestemming hebben gekregen. Ze moeten hiervoor het I-9 Employee Eligibility Verification-formulier invullen.

Organisaties en werknemers moeten de rechten, status en verplichtingen van niet-ingezeten vreemdelingen begrijpen om te voldoen aan de wetten van de VS. Niet-naleving kan leiden tot financiële straffen, onjuiste belastingafdrachten en juridische complicaties.

Belasting zorgt voor veel verwarring als het gaat om de status van niet-ingezeten vreemdeling. De IRS geeft niet-ingezeten vreemdelingen een specifieke belastingstatus en ze zijn onderworpen aan andere belastingregels dan ingezetenen.

Dit betekent dat ze belasting moeten betalen over al hun inkomen uit de VS tegen het tarief voor ingezetenen of vaste tarieven, afhankelijk van het werk dat ze doen. Niet-ingezeten onafhankelijke contractanten betalen bijvoorbeeld een vast tarief van 30% over hun inkomen in de VS. Niet-ingezeten vreemdelingen hebben echter beperkte toegang tot inhoudingen en belastingvoordelen. Ze kunnen geen aanspraak maken op bepaalde belastingvoordelen, zoals de Earned Income Tax Credit (EITC) of de American Opportunity Tax Credit (AOTC).

Niet-ingezeten vreemdelingen met een inwonende echtgenoot mogen samen belasting indienen. Aan het einde van het belastingjaar kan hun echtgenoot ervoor kiezen om behandeld te worden als ingezeten vreemdeling voor belastingdoeleinden. In dit geval moeten ze belasting indienen met formulier 1040 met de status Married Filing Jointly. Als ze de VS verlaten, moeten ze formulier 1040-C invullen.

Niet-ingezeten vreemdelingen moeten belasting aanvragen als ze het afgelopen jaar handel hebben gedreven in de VS, of als ze inkomen hadden uit de VS waarover geen belasting is ingehouden aan de bron. Niet-ingezeten vreemdelingen die aanspraak willen maken op belastingteruggave of -voordelen, moeten ook een aangifte inkomstenbelasting indienen.

Zoals gezegd hoeven niet-ingezeten vreemdelingen over het algemeen geen bijdragen te betalen voor sociale zekerheid en Medicare. Ze zijn wellicht wel onderworpen aan andere federale en staatsbelastingen.

Als een Amerikaanse werkgever legaal een niet-ingezeten vreemdeling in dienst wil nemen, moet deze voldoen aan de relevante immigratiewet- en regelgeving. Dit houdt ook in dat wordt gecontroleerd of de niet-ingezeten vreemdeling in aanmerking komt om in het land te werken en voldoet aan de visumvereisten. Werkgevers moeten ook belastingen inhouden en voldoen aan hun verplichtingen aan overheidsinstanties. 

De benodigde documentatie omvat:

• Toestemming om in de VS te werken via formulier I-9

• Een Certificate of Naturalization

• Een geldige Temporary Resident Card

• Een sociaal zekerheidsnummer (SSN)

• Een rijbewijs of een staats- of federale ID-kaart

• Een originele geboorteakte

Het kan best lastig zijn om te voldoen aan bijvoorbeeld de complexe belastingregelgeving die gepaard gaat met het aannemen van niet-ingezeten vreemdelingen. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat eventuele belastingverdragen worden nageleefd. Als bedrijven in andere landen remote werknemers aannemen, moeten ze ook proberen te vermijden dat ze de status van permanente vestiging krijgen, waardoor ze een entiteit in het land moeten openen. Door gebruik te maken van employer of record services kunnen werkgevers dit risico vermijden.

Ondanks de uitdagingen heeft het in dienst nemen van niet-ingezeten vreemdelingen ook vele voordelen voor werkgevers. Deze omvatten toegang tot een bredere pool van talent en diverse vaardigheden. Als je internationaal werft, is de kans ook groter dat je toptalent aantrekt.