1095-C und 1094-C

Das IRS-Formular 1095-C, Employer-Provided Health Insurance Offer and Coverage, ist ein steuerliches Dokument, das bestimmte Arbeitgeber jährlich an den Internal Revenue Service (IRS) übermitteln müssen. Nach dem Affordable Care Act (ACA) müssen alle anwendbaren großen Arbeitgeber (ALEs) in den USA das Formular 1095-C für jede Person einreichen, die im vorangegangenen Kalenderjahr einen oder mehrere Monate lang als Vollzeitmitarbeiter:in für den Arbeitgeber gearbeitet hat. Wenn der Arbeitgeber das Formular 1095-C bei der IRS einreicht, muss er auch dem Mitarbeiter:in eine Kopie desselben Formulars aushändigen.

Mit dem Formular 1095-C muss der Arbeitgeber die folgenden Angaben machen:

• Name des Mitarbeiters:in, Sozialversicherungsnummer (SSN) und Wohnanschrift

• Name des Arbeitgebers, Employer Identification Number (EIN) und Adresse

• Angaben zur Krankenversicherung, die der Arbeitgeber dem Mitarbeiter:in angeboten hat

• Die günstigste Prämie, die der Arbeitgeber dem Mitarbeiter:in angeboten hat

• Welche Monate des Kalenderjahres, in denen der Versicherungsschutz bestand

Das zugehörige Formular 1094-C, Transmittal of Employer-Provided Health Insurance Offer and Coverage Information Returns, ist ein Dokument, das eine Zusammenfassung der Daten enthält, die der Arbeitgeber für alle seine Mitarbeiter:in an die IRS übermittelt. Im Wesentlichen dient das Formular 1094-C als Deckblatt, das eine kurze Übersicht über alle einzelnen Formulare 1095-C des Arbeitgebers enthält. Das Formular 1094-C enthält Informationen über:

• Der Arbeitgeber, einschließlich seiner EIN, Adresse und Telefonnummer

• Die Anzahl der Mitarbeiter:in des Arbeitgebers

• Der Name einer Kontaktperson für den Arbeitgeber

• Die Anzahl der Formulare 1095, die der Arbeitgeber für dieses Kalenderjahr einreicht

Gemäß den Ergänzungen des ACA zum Internal Revenue Code (IRC-Abschnitte 4980H und 6056) ist ein geltender großer Arbeitgeber (ALE) ein Arbeitgeber mit durchschnittlich mindestens 50 Mitarbeitern:in oder Vollzeitäquivalenten (FTEs).

Wenn ein Arbeitgeber im vorangegangenen Kalenderjahr durchschnittlich weniger als 50 Vollzeitäquivalente beschäftigt hat, gilt er im laufenden Kalenderjahr nicht als ALE. 

Wenn der Arbeitgeber im vorangegangenen Kalenderjahr durchschnittlich mindestens 50 Vollzeitäquivalente beschäftigt hat, gilt er für das laufende Kalenderjahr als ALE. Daher gelten die Bestimmungen des ACA über die Mitverantwortung des Arbeitgebers und die Bestimmungen über die Berichterstattung des Arbeitgebers.

Nach dem ACA gilt jeder Mitarbeiter:in, der mindestens 30 Stunden pro Woche arbeitet, als VZÄ. 

Bei der Bestimmung seines ALE-Status sollte der Arbeitgeber auch die Anzahl der Mitarbeiter:in in Teilzeit berechnen, die als VZÄ zählen.

Um die Vollzeitäquivalente manuell zu berechnen, addierst du die Anzahl der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden aller Mitarbeiter:innen, einschließlich der Saisonarbeitskräfte, in einem Kalendermonat. Teile diese Summe durch 120, um die Anzahl der Vollzeitäquivalente (FTE) der Teilzeitbeschäftigten der Organisation zu ermitteln. Diese Zahl plus die Zahl der tatsächlichen Vollzeitbeschäftigten gibt die Anzahl der VZÄ des Arbeitgebers an. 

Nach den IRC Sections 6721/6722bestraft der IRS alle ALEs, die es versäumen, eine Kopie des Formulars 1095-C für jeden beschäftigten Mitarbeiter zu verteilen, einzureichen oder korrekt auszufüllen. Die Strafe ist unterschiedlich hoch, je nachdem, wann die Steuererklärung eingereicht oder korrigiert wird.

Ab 2023 beträgt die Strafe für das Versäumnis, eine Steuererklärung oder eine Zahlungsempfängererklärung vor Ablauf der Steuerfrist einzureichen oder zu korrigieren, 120 US-Dollar pro Erklärung oder Zahlungsempfängererklärung. Die Höchststrafe für die meisten Unternehmen beträgt 1.891.500 USD, obwohl der IRS die Obergrenze für kleine Unternehmen auf 630.500 USD festgelegt hat. 

Die Strafe für das Versäumnis, diese Formulare rechtzeitig (oder überhaupt) einzureichen oder zu berichtigen, beträgt 310 US-Dollar pro Steuererklärung oder Zahlungsempfängerbescheinigung. Die Höchststrafe beträgt 3.783.000 $ bzw. 1.891.500 $ für kleine Unternehmen. 

Der IRS erhebt außerdem eine Strafe für vorsätzliche Missachtung, die mindestens 630 US-Dollar pro Steuererklärung oder Zahlungsempfänger beträgt. Der IRS geht davon aus, dass eine natürliche oder juristische Person eine vorsätzliche Missachtung begangen hat, wenn sie wissentlich oder vorsätzlich eine Steuererklärung nicht rechtzeitig einreicht oder keine korrekten Angaben in ihrer Steuererklärung macht.