1095-C en 1094-C

IRS Formulier 1095-C, Employer-Provided Health Insurance Offer and Coverage is een belastinggerelateerd document dat bepaalde werkgevers jaarlijks moeten indienen bij de Internal Revenue Service (IRS). Volgens de Affordable Care Act (ACA) moeten alle van toepassing zijnde grote werkgevers (ALE's) in de VS formulier 1095-C indienen voor elke persoon die in het voorgaande kalenderjaar een of meer maanden als fulltime medewerker voor de werkgever heeft gewerkt. Wanneer de werkgever Formulier 1095-C indient bij de IRS, moet hij de medewerker ook een kopie van hetzelfde formulier geven.

Formulier 1095-C vereist dat de werkgever de volgende informatie verstrekt:

• De naam, het sociale zekerheidsnummer (SSN) en het huisadres van de medewerker

• De naam, het identificatienummer (EIN) en het adres van de werkgever

• Details over de ziektekostenverzekering die de werkgever aan de medewerker heeft aangeboden

• De goedkoopste premie die de werkgever aan de medewerker heeft aangeboden

• Welke maanden van het kalenderjaar de dekking beschikbaar was

Het bijbehorende formulier 1094-C, Transmittal of Employer-Provided Health Insurance Offer and Coverage Information Returns is een document dat een samenvatting bevat van de informatie die de werkgever bij de IRS indient voor al zijn medewerkers. Formulier 1094-C is in feite een voorblad met een kort overzicht van alle afzonderlijke 1095-C formulieren van de werkgever. Formulier 1094-C bevat informatie over:

• De werkgever, inclusief EIN, adres en telefoonnummer

• Het aantal medewerkers van de werkgever

• De naam van een contactpersoon voor de werkgever

• Het aantal formulieren 1095 dat de werkgever voor dit kalenderjaar indient

Onder de toevoegingen van de ACA aan de Internal Revenue Code (IRC secties 4980H en 6056)is een Toepasbare Grote Werkgever, of ALE, een werkgever die gemiddeld ten minste 50 fulltime medewerkers of fulltime equivalente medewerkers (FTE's) in dienst heeft.

Als een werkgever in het voorgaande kalenderjaar gemiddeld minder dan 50 FTE's had, wordt hij voor het lopende kalenderjaar niet als een ALE beschouwd. 

Als de werkgever gemiddeld ten minste 50 FTE's had in het voorgaande kalenderjaar, wordt hij beschouwd als een ALE voor het lopende kalenderjaar. Als zodanig zijn de bepalingen van de ACA met betrekking tot gedeelde verantwoordelijkheid van werkgevers en de bepalingen met betrekking tot het melden van werkgeversinformatie van toepassing.

Volgens de ACA kwalificeert elke medewerker die minimaal 30 uur per week werkt als een FTE. 

Bij het bepalen van zijn ALE-status moet de werkgever ook het aantal deeltijdmedewerkers berekenen die meetellen als FTE.

Om FTE's handmatig te berekenen, tel je het aantal werkelijk gewerkte uren van alle deeltijdmedewerkers, inclusief seizoensmedewerkers, gedurende een kalendermaand bij elkaar op. Deel dit totaal door 120 om het aantal FTE's binnen het deeltijd personeelsbestand van de organisatie te bepalen. Dit aantal plus het aantal daadwerkelijke fulltime medewerkers geeft het aantal FTE's aan dat de werkgever heeft. 

Onder IRC Sections 6721/6722zal de IRS een ALE straffen die nalaat een kopie van Formulier 1095-C te verspreiden, in te dienen of correct in te vullen voor elke FTE die ze in dienst nemen. De straf verschilt afhankelijk van wanneer de aangifte is ingediend of gecorrigeerd.

Vanaf 2023 is de straf voor het niet indienen of corrigeren van een informatieve aangifte of een verklaring van begunstigde vóór de belastingdeadline $120 per aangifte of verklaring van begunstigde. De maximale straf voor de meeste bedrijven is $1.891.500, hoewel de IRS het maximum voor kleine bedrijven op $630.500 heeft gesteld. 

De straf voor het niet op tijd (of helemaal niet) indienen of corrigeren van deze formulieren is $ 310 per aangifte of payee statement. De maximale straf is $3.783.000 of $1.891.500 voor kleine bedrijven. 

De IRS rekent ook een straf voor opzettelijke veronachtzaming, die ten minste 630 dollar per aangifte of payee statement bedraagt. De IRS beschouwt een persoon of entiteit als een opzettelijke veronachtzaming als hij of zij willens en wetens verzuimt om op tijd aangifte te doen of verzuimt om nauwkeurige informatie op te nemen in de aangifte.