1095-C et 1094-C

Le Formulaire 1095-C de l'IRS , intitulé Employer-Provided Health Insurance Offer and Coverage (Offre et couverture d'assurance maladie fournie par l'employeur ) est un document fiscal que certains employeurs doivent soumettre chaque année à l'Internal Revenue Service (IRS). Selon la Loi sur les soins abordables (ACA), tous les grands employeurs applicables (ALE) aux États-Unis doivent déposer le Formulaire 1095-C pour chaque individu ayant travaillé pour l'employeur en tant qu'employé à temps plein pendant un ou plusieurs mois au cours de l'année civile précédente. Lorsque l'employeur dépose le Formulaire 1095-C auprès de l'IRS, il doit également fournir à l'employé une copie de ce même formulaire.

Le Formulaire 1095-C demande à l'employeur de fournir les informations suivantes :

• Le nom de l'employé, son numéro de sécurité sociale (SSN) et l'adresse de son domicile.

• Le nom, le numéro d'identification de l'employeur (EIN) et l'adresse de l'employeur.

• Détails sur l'assurance maladie que l'employeur a proposée à l'employé

• La prime la moins coûteuse que l'employeur a proposée à l'employé.

• les mois de l'année civile pendant lesquels la couverture était disponible

Le formulaire 1094-C, Transmittal of Employer-Provided Health Insurance Offer and Coverage Information Returns , est un document qui contient un résumé des informations que l'employeur transmet à l'IRS pour l'ensemble de ses employés. Pour l'essentiel, le Formulaire 1094-C sert de page de couverture et contient un bref aperçu de tous les formulaires 1095-C individuels de l'employeur. Le formulaire 1094-C contient des informations concernant

• L'employeur, y compris son EIN, son adresse et son numéro de téléphone.

• Le nombre d'employés de l'employeur

• Le nom d'une personne de contact pour l'employeur

• Le nombre de formulaires 1095 déposés par l'employeur pour l'année civile en cours.

En vertu des ajouts de l'ACA à l'Internal Revenue Code (IRC sections 4980H et 6056), un Applicable Large Employer, ou ALE, est un employeur qui compte en moyenne au moins 50 employés à temps plein ou équivalents temps plein (ETP).

Si un employeur comptait en moyenne moins de 50 ETP pour l'année civile précédente, il n'est pas considéré comme une ALE pour l'année civile en cours. 

Si l'employeur comptait en moyenne au moins 50 ETP au cours de l'année civile précédente, il est considéré comme une ATS pour l'année civile en cours. À ce titre, les dispositions de l'ACA relatives à la responsabilité partagée de l'employeur et aux rapports d'information de l'employeur s'appliquent.

Selon l'ACA, tout employé qui travaille au moins 30 heures par semaine est considéré comme un ETP. 

Pour déterminer son statut d'ALE, l'employeur doit également calculer le nombre d'employés à temps partiel qui comptent comme des ETP.

Pour calculer manuellement les ETP, additionnez le nombre d'heures effectivement travaillées pour tous les employés à temps partiel, y compris les collaborateurs saisonniers, au cours d'un mois civil. Divisez ce total par 120 pour déterminer le nombre d'ETP au sein des effectifs à temps partiel de l'organisation. Ce chiffre, ajouté au nombre d'employés à temps plein, indique le nombre d'ETP de l'employeur. 

En vertu des sections 6721/6722 de l'IRC, l' IRS pénalisera toute ALE qui ne distribue pas, ne dépose pas ou ne remplit pas correctement une copie du Formulaire 1095-C pour chaque ETP qu'elle emploie. La pénalité diffère selon la date de dépôt ou de correction de la déclaration.

À compter de 2023, la pénalité pour défaut de production ou de correction d'une déclaration informative ou d'un relevé de bénéficiaire avant la date limite de déclaration des taxes est de 120 $ par déclaration ou relevé de bénéficiaire. La pénalité maximale pour la plupart des entreprises est de 1 891 500 $, bien que l'ATS ait fixé le plafond pour les petites entreprises à 630 500 $. 

La pénalité pour ne pas avoir déposé ou corrigé ces formulaires dans les délais (ou pas du tout) s'élève à 310 dollars par déclaration ou par relevé de bénéficiaire. La pénalité maximale est de 3 783 000 $ ou de 1 891 500 $ pour les petites entreprises. 

L'IRS impose également une pénalité pour méconnaissance intentionnelle, qui s'élève à au moins 630 dollars par déclaration ou relevé de bénéficiaire. L'IRS considère qu'une personne ou une Entité a commis un manquement intentionnel lorsqu'elle omet sciemment ou volontairement de produire une déclaration dans les délais ou d'y inclure des informations exactes.