Gedeeltelijke betaling

Bedrijven doen altijd betalingen voor diensten, materialen, producten en lonen. Sommige van die betalingen worden in hun geheel gedaan, terwijl andere in termijnen kunnen worden gedaan. Dit geldt ook voor vorderingen. Klanten die producten of diensten gefactureerd krijgen, kunnen deze facturen in één keer of gedeeltelijk verschuldigd vinden. Deelbetalingen worden ook wel termijnbetalingen, gesplitste betalingen, aanbetalingen of vooruitbetalingen genoemd.

De term gedeeltelijke betaling verwijst naar elke betaling die een werkgever doet aan een werknemer, aannemer of dienstverlener die minder is dan het volledige bedrag dat aan die partij verschuldigd is. Dit soort betaling kan ook gedeeltelijke betaling, vooruitbetaling of aanbetaling worden genoemd. 

Gedeeltelijke betalingen kunnen door bedrijven in verschillende situaties worden gedaan, bijvoorbeeld om te voldoen aan HR-behoeften. In HR-terminologie kunnen deelbetalingen betrekking hebben op beloningsstructuren voor werknemers, prestatiebonussen, retentiebonussen, incentives of financiële regelingen zoals ontslagvergoedingen.

Gesplitste betalingen

Een gesplitste betaling is een vergelijkbaar type waarbij het volledige verschuldigde bedrag in twee of meer delen wordt verdeeld en op verschillende manieren wordt betaald. Werknemers die op afstand wonen, kunnen bijvoorbeeld hun loon in twee porties verdeeld krijgen die elk in een van de twee valuta's worden uitbetaald - hun eigen valuta of die van het buitenland waar ze wonen of werken op opdracht. 

Als de lokale wetgeving het toelaat, kan een expat-werknemer zijn betalingen opgesplitst houden tussen de valuta van zijn thuisland en die van het gastland, waarbij een deel van de compensatie bedoeld is voor niet-bestedbare inkomsten zoals pensioenrekeningen en de lokale valuta bestemd is voor dagelijkse uitgaven. Nadelen zijn onder andere de toegenomen complexiteit, wisselkoersen en bankkosten. Een voordeel van gesplitst loon is dat het gemakkelijker kan zijn om te voldoen aan belastinginhouding. 

Vooruitbetaling voor diensten of dienstverband

Onafhankelijke aannemers en andere bedrijven kunnen van je bedrijf verlangen dat ze vooraf betalen voor een dienst voordat het werk is voltooid. Zodra het werk naar tevredenheid is afgerond, wordt het restant van de factuur betaald. Aanmeldbonussen, of sign-on bonussen, die stimulansen zijn voor nieuwe werknemers om bij een bedrijf te gaan werken, kunnen worden beschouwd als vooruitbetalingen die worden betaald voordat het dienstverband begint.

Rekeningen op afbetaling

In sommige situaties wordt een product, dienst of eigendom niet in één keer betaald. In die gevallen kunnen betalingen op regelmatige tijdstippen worden gedaan. Voorbeelden van dit soort betalingen zijn hypotheekbetalingen of leasecontracten. Klanten kunnen een achterstallig saldo ook in termijnen betalen. 

Retentiebonussen, bonussen die worden betaald als beloning en stimulans voor een werknemer om bij het bedrijf te blijven, kunnen ineens of in termijnen worden betaald. Ontslagpakketten kunnen ineens worden betaald als een werknemer het bedrijf verlaat of kunnen in termijnen worden betaald. 

Pro rata salarissen

Een pro rata salaris is een vorm van gedeeltelijke betaling waarbij een werknemer in loondienst die volgens een vaste frequentie wordt betaald, zoals maandelijks, op een ander moment dan het begin van een loonperiode begint te werken. De eerste betaling aan een werknemer die maandloon ontvangt en halverwege de maand begint, zou bijvoorbeeld de helft van het gebruikelijke maandloon zijn. 

Flexibele werkregelingen

Werknemers met flexibele werkregelingen kunnen tijdelijk in deeltijd werken of alleen op bepaalde dagen in deeltijd werken. Op die dagen zouden de werknemers een gedeeltelijke betaling ontvangen. 

Prestatiebonussen

Een HR-afdeling kan bedrijfs- of afdelingsbrede prestatiebonussen instellen. Deze bonussen kunnen gedeeltelijk worden uitbetaald, naar goeddunken van het management, als stimulans om goed te blijven presteren. Werknemers die worden gestimuleerd met bonussen kunnen een deel van hun loon ontvangen voordat ze een doelstelling hebben behaald, of ze kunnen zelfs bonussen in termijnen ontvangen die aan hun loon worden toegevoegd. 

Overweeg deze best practices bij het afhandelen van gedeeltelijke betalingen:

• Bied gedeeltelijke betalingen aan om klanten te verleiden een transactie te doen. 

• Geef op productpagina's aan hoeveel aanbetaling je moet doen aan het begin van een transactie, zoals bijvoorbeeld een aanbetaling van 50%.

• Vermeld transactievoorwaarden duidelijk op facturen. Vervaldata voor elke betaling of de datum waarop een resterend saldo verschuldigd is, moeten transparant zijn.

• Neem een minimumbetaling op voor verschuldigde saldi. 

• Communiceer je beleid voor betalingsachterstand en vermeld de precieze aard van een boete voor betalingsachterstand die je zult opleggen. (Boetes voor te late betaling kunnen bestaan uit boetes voor te late betaling, rentekosten over het verschuldigde saldo, kredietrapportage en beslaglegging)

• Gebruik factureringssoftware die gedeeltelijk betaalde factuurbetalingen automatisch kan verrekenen.

• Maak gebruik van e-commercesoftware die je kan waarschuwen bij elke transactie met een verschuldigd saldo. 

• Houd een nauwkeurige administratie bij - gebruik boekhoudsoftware om het gemakkelijker te maken en de kans op fouten te verkleinen. 

• Betaal altijd op tijd en volgens de contractuele voorwaarden. 

• Overweeg gedeeltelijke uitbetaling van bonussen als stimulans.

• Als je werknemers naar andere landen met andere valuta stuurt, overweeg dan om een werkgever in te schakelen die de salarisadministratie en eventuele gesplitste betalingen in vreemde valuta afhandelt. 

Voor fiscaal aftrekbare betalingen geldt dat alleen betalingen die binnen een belastingjaar zijn gedaan aftrekbaar zijn. Als een vooruitbetaling is gedaan aan het einde van het belastingjaar en de termijnbetalingen of het totale verschuldigde saldo zijn gedaan in het volgende belastingjaar, dan kan alleen de eerste betaling worden afgetrokken van de verschuldigde belasting voor het jaar waarin deze is gedaan.