Checklist voor onboarding nieuwe medewerkers op afstand

Wanneer je een nieuw teamlid werft, is het onboardingsproces cruciaal. Een positieve ervaring kan de relatie op het juiste spoor zetten en medewerkers het gevoel geven dat ze de juiste beslissing hebben genomen. Maar een negatieve ervaring kan het tegenovergestelde effect hebben.

Voor remote medewerkers is een positief onboardingsproces nog belangrijker. Zonder de mogelijkheid om je nieuwe medewerkers fysiek te verwelkomen en ze kennis te laten maken met hun werkomgeving, moet je extra zorgvuldig en net iets anders te werk gaan.

Dit is waar een checklist voor onboarding van pas komt. Hiermee kun je een basistemplate volgen en alle nieuwe remote medewerkers een consistente ervaring bieden. Ook kun je het proces opschalen naarmate je bedrijf groeit.

Op basis van onze eigen uitgebreide ervaring met de onboarding van remote medewerkers, volgen hier enkele van de belangrijkste taken en processen waarop je je moet richten:

Kennismakingsgesprekken opzetten

Remote medewerkers voelen zich vaak meer geïsoleerd dan medewerkers op kantoor. Als gevolg daarvan moet je harder werken om een gevoel van saamhorigheid en samenhang te creëren. 

Informele bijeenkomsten die gericht zijn op het opbouwen van sociale banden kunnen in dit opzicht echt vruchten afwerpen. En dat resulteert in een betere betrokkenheid, productiviteit en retentie van medewerkers. Ook kunnen nieuwe medewerkers zich welkom voelen, meer op hun gemak zijn en contact opnemen als ze hulp nodig hebben.

Taken:

• 1:1 videogesprekken inplannen (of je medewerkers aanmoedigen dit te doen) met teamgenoten en partners op andere afdelingen

• Informele, virtuele teamintroducties, zoals koffiechats, happy hours

  of lunchbijeenkomsten organiseren

• Een speciale onboarding-buddy aanwijzen om je nieuwe medewerker te helpen zich in te werken

• Persoonlijkheidsbeoordelingen of werkstijlquizzen delen en de resultaten online als een team bespreken

• Persoonlijke verhalen aanmoedigen, waarbij je nieuwe medewerkers hun collega's vertellen over hun hobby's en achtergrond

Belangrijk beleid onder de aandacht brengen

Je moet nieuwe medewerkers niet alleen een boek met alle regels geven. Wijs op belangrijke beleidsregels die vooral relevant zijn voor remote medewerkers, zoals verlof, onkosten en apparatuur.

Taken: 

• Beleidsnota's, gedragscodes en trainingsmateriaal samenstellen en delen

• Virtuele sessies plannen of Loom-video's opnemen om specifiek beleid voor remote werk te bespreken, zoals vergoedingen voor onkosten van een thuiskantoor 

• Alle relevante beleidsregels op het gebied van cyberbeveiliging en digitale assets uitleggen

• De voorschriften voor informatiebescherming en gegevensprivacy noemen

• Ruimte bieden voor asynchroon overleg over beleidsinterpretatie voor verspreide teams

Het is ook een goed idee om hier selfservice-elementen in te bouwen, zodat je medewerkers asynchroon en in hun eigen tempo de onboarding kunnen doorlopen. Als je dat doet, overweeg dan om een selfservice-checklist te maken voor de medewerker.

Hulpmiddelen en communicatiestromen uitleggen

Medewerkers op afstand moeten meer vertrouwen op software en tools om samen te werken en workflows aan te sturen. En zonder de mogelijkheid om persoonlijk over de schouder van een collega mee te kijken of even snel een vraag te stellen, moet je nieuwe medewerker snel zichzelf kunnen redden.

Leg dus uit wat het doel is van elk hulpmiddel dat ze gaan gebruiken. Ook hier zijn selfservice-materialen en handleidingen de juiste keuze.

Taken:

• Handleidingen maken voor het inloggen op belangrijke systemen en accounts

• Demonstreren (eventueel asynchroon) hoe verschillende tools integreren en samenwerken

• Aangeven hoe het team van de medewerker gebruik kan maken van projectmanagementsystemen (indien toepasselijk)

Leg ook uit hoe je communicatiekanalen werken, vooral als je medewerker nog nooit remote heeft gewerkt.

Taken:

• Verwachtingen opstellen met betrekking tot online uren en beschikbaarheid

• Begeleiding bieden bij e-mail, chat en vergaderetiquette

• Normen uitleggen als het gaat om reactietijden en videogebruik

• Werkwijzen voor agendabeheer doorgeven

Rollen en personeel verduidelijken

Nieuwe medewerkers willen weten aan welke taken ze moeten werken, met wie ze zullen samenwerken en wat ze precies moeten doen. Door duidelijk af te bakenen wat hun verantwoordelijkheden zijn en wat hun collega's doen, ontstaat er minder verwarring.

Stel ook verwachtingen op met betrekking tot reactietijden, het aantal vergaderingen en beschikbaarheid. Medewerkers die bijvoorbeeld in de VS werken, beginnen hun werkdag waarschijnlijk veel later dan medewerkers in Europa. Als je medewerker nauw gaan samenwerken met mensen in verschillende tijdzones, moeten ze weten hoe dit werkt.

Taken:

• Regionale vs. gecentraliseerde verantwoordelijkheden beschrijven

• Verwachtingen opstellen voor reactietijden en vergaderingen, en deze toevoegen aan je handboek en welkomstmails

• De belangrijkste regionale contacten en belanghebbenden noemen

De bedrijfscultuur promoten

Voor medewerkers op afstand kunnen de nuances van de bedrijfscultuur, zoals ongeschreven regels, inside jokes en werkplekrituelen, moeilijker op te pikken zijn. Geef je medewerkers vanaf het begin dus alle informatie.

Taken:

• Nieuwe medewerkers een e-mail sturen met een handboek waarin de bedrijfscultuur, waarden en werkomgeving worden uitgelegd

• Bedrijfsterminologie, acroniemen of tradities toelichten

• Remote medewerkers bedrijfsspullen sturen, zoals shirts met slogans of waarde-uitspraken

  Verder dan de eerste dag kijken

  Remote personeel heeft minder hulp uit de omgeving en natuurlijke contactpunten dan medewerkers op kantoor. Daarom vereist hun onboarding een meer gestructureerde aanpak, met frequentere check-ins.

  Remote medewerkers missen bijvoorbeeld de organische leermogelijkheden van het meeluisteren naar gesprekken of impromptu mentorschap van collega's op kantoor. Een gestructureerd onboardingstraject compenseert dat.

  
  

Taken: 

• Mijlpalen en prestatiedoelen vaststellen voor 30, 60 en 90 dagen waarmee nieuwe medewerkers de verantwoordelijkheid kunnen nemen voor hun eigen ontwikkelingstraject

• Check-ins plannen over de voortgang en eventuele barrières die nieuwe medewerkers moeten overwinnen

• Training verzorgen over alle nieuwe vaardigheden die nieuwe medewerkers nodig hebben voor de functie, zoals productkennis

• Nieuwe medewerkers voorstellen aan een mentor voor gesprekken over gewenning, sterke punten en ontwikkelingsgebieden

• Regelmatig tevredenheidsonderzoek over betrokkenheid en onboarding uitvoeren

Gebruikmaken van data

Zonder persoonlijke interactie kan het lastig zijn om non-verbale signalen en emoties op te pikken. Het is dan moeilijk om erachter te komen of je remote teamleden tevreden zijn met de middelen voor onboarding. Daarnaast kunnen remote managers sneller fouten maken als ze zonder data onjuiste aannames doen. Data kan handige inzichten bieden en ervoor zorgen dat je minder hoeft te gissen.   

Taken:

• Wekelijkse polls sturen over ervaringen, uitdagingen en behoeften

• Leermanagementsystemen (LMS) gebruiken om bij te houden in hoeverre trainingen zijn voltooid

• De tijd beoordelen die nieuwe medewerkers nodig hebben om volledig productief te zijn in hun functie

• Feedback verzamelen over de voorkeurscommunicatiemethoden van nieuwe medewerkers

Gegevens vullen de tekortkomingen bij de zichtbaarheid die inherent zijn aan remote werken, zodat je onboardingsproces voor nieuwe medewerkers voldoet aan de behoeften van de nieuwe medewerkers die je niet persoonlijk ziet.

Waarom is het onboardingsproces zo belangrijk?

Een gepersonaliseerd en doordacht onboardingsproces kan je nieuwe medewerkers op veel manieren helpen het gevoel te krijgen dat ze erbij horen.

Maar een succesvol proces draait om meer dan een welkomstpakket of wat bedrijfsitems. Een effectief programma voor de onboarding kan:

• Betekenisvolle relaties op het werk in de hand werken die de betrokkenheid vergroten

• Een sterk cultureel gevoel bij nieuwe medewerkers creëren en ze helpen zich meer op één lijn te voelen met de bedrijfsdoelstellingen

• Nieuwe medewerkers aan je missie en visie koppelen en ze aanmoedigen om initiatief te nemen in plaats van alleen bevelen op te volgen.