Checkliste für das Onboarding von Remote-Mitarbeiter:innen

Wenn du ein neues Teammitglied einstellst, ist der Onboarding-Prozess entscheidend. Eine positive Erfahrung kann die Beziehung auf das richtige Fundament stellen und dafür sorgen, dass sich deine Mitarbeiter:innen in ihrer Entscheidung bestätigt fühlen. Eine negative Erfahrung kann genau das Gegenteil bewirken.

Für Remote-Personal ist ein positiver Onboarding-Prozess noch wichtiger. Da du neue Mitarbeiter:innen nicht persönlich treffen und in das Arbeitsumfeld einführen kannst, musst du besonders vorsichtig sein und bestimmte Dinge ein wenig anders machen.

Dafür ist eine Onboarding-Checkliste sehr hilfreich. Mit dieser Vorlage stellst du sicher, dass alle neu eingestellten Remote-Mitarbeiter:innen eine einheitliche Erfahrung machen, und kannst den Prozess skalieren, wenn dein Unternehmen wächst.

Ausgehend von unseren eigenen umfangreichen Erfahrungen mit dem Onboarding von Mitarbeiter:innen stellen wir dir hier einige der wichtigsten Aufgaben und Prozesse vor:

Plane Kennenlerngespräche

Remote Mitarbeiter:innen fühlen sich oft isolierter und abgeschotteter als Mitarbeiter:innen im Büro. Deshalb musst du dich mehr anstrengen, um ein Gefühl der Zugehörigkeit und des Zusammenhalts zu schaffen. 

Informelle Treffen, die sich auf den Aufbau sozialer Beziehungen konzentrieren, können sich in dieser Hinsicht wirklich auszahlen und zu einem höheren Engagement, gesteigerter Produktivität und einer stärkeren Mitarbeiter:innenbindung führen. Sie können auch dazu beitragen, dass sich deine neuen Mitarbeiter:innen willkommener fühlen und wissen, dass sie bei Bedarf um Hilfe bitten können.

To-do-Liste:

• Vereinbare persönliche Videoanrufe mit Teamkolleg:innen und funktionsübergreifenden Partnern (oder ermutige deine neuen Mitarbeiter:innen dazu)

• Organisiere informelle, virtuelle Kennenlerngespräche mit dem Team, z. B. Kaffeekränzchen, Happy Hours

  oder Team-Mittagessen

• Bestimme eine:n Onboarding-Mentor:in, der oder die deinen neuen Mitarbeiter:innen bei der Eingewöhnung hilft

• Diskutiere online im Team über Persönlichkeitsbewertungen oder Umfragen zur Arbeitsweise

• Ermutige neue Mitarbeiter:innen, ihren Kolleg:innen mehr von sich zu erzählen

Weise auf die wichtigsten Unternehmensrichtlinien hin

Gib neuen Mitarbeiter:innen nicht einfach ein Handbuch mit pathetischen Unternehmensgrundsätzen in die Hand. Weise sie auf jene Richtlinien hin, die für Remote-Beschäftigte besonders wichtig sind, darunter jene zu Urlaub, Spesen und Ausstattung.

To-do-Liste: 

• Stelle Richtlinien, Verhaltenskodizes und Schulungsressourcen zusammen, die du neuen Mitarbeiter:innen übergeben willst

• Erläutere spezifische Richtlinien für Remote-Beschäftigte (z. B. die Erstattung von Ausgaben für das Homeoffice) in virtuellen Gesprächen oder Loom-Videos

• Stelle sicher, dass du alle relevanten Richtlinien zur Cybersicherheit und zu digitalen Assets erklärst

• Erläutere die Regeln betreffend Datenschutz und Datensicherheit

• Lasse Raum für asynchrone Diskussionen über die Auslegung der Richtlinien für verteilte Teams

Es ist auch eine gute Idee, Ressourcen frei zugänglich zu machen, damit sich neue Mitarbeiter:innen asynchron und in ihrem eigenen Tempo einarbeiten können. Wenn du das tust, solltest du eine Checkliste erstellen, die die Mitarbeiter:innen selbst abarbeiten können.

Erkläre Werkzeuge und Kommunikationsabläufe

Remote-Arbeitskräfte müssen sich stärker auf Software und Tools stützen, um zusammenzuarbeiten und Arbeitsabläufe zu steuern. Da sie Kolleg:innen nicht über die Schulter schauen und Fragen nicht mal eben persönlich klären können, müssen neue Mitarbeiter:innen schnell selbstständig werden.

Erkläre dazu den Zweck der einzelnen Werkzeuge, die sie benutzen werden. Auch hier sind frei verfügbare Materialien und Leitfäden für Mitarbeiter:innen in der Regel der richtige Weg.

To-do-Liste:

• Erstelle Anleitungen für die Anmeldung bei wichtigen Systemen und Konten

• Demonstriere (ggf. asynchron), wie verschiedene Tools integriert werden und zusammenarbeiten

• Erläutere, wie Projektmanagement-Systeme im jeweiligen Team zum Einsatz kommen (falls zutreffend)

Erkläre auch, wie deine Kommunikationskanäle funktionieren, vor allem, wenn deine neuen Mitarbeiter:innen noch nie im Außendienst gearbeitet haben.

To-do-Liste:

• Lege Erwartungen in Bezug auf Online-Zeiten und Verfügbarkeit fest

• Informiere Mitarbeiter:innen über E-Mail-, Chat- und Meeting-Praktiken

• Erkläre, welche Regelungen es in Bezug auf Reaktionszeiten und Videonutzung gibt

• Erläutere Praktiken für das Kalendermanagement

Stelle klar, wer wofür zuständig ist

Neue Mitarbeiter:innen wollen wissen, welche Aufgaben sie übernehmen sollen, mit wem sie zusammenarbeiten werden und was genau sie zu tun haben werden.‌ Eine eindeutige Abgrenzung ihrer Zuständigkeiten von jenen von Kolleg:innen schafft Klarheit.

Lege auch Erwartungen in Bezug auf Reaktionszeiten, Häufigkeit von Meetings und Verfügbarkeit fest. So beginnen Mitarbeiter:innen in den USA ihren Arbeitstag wahrscheinlich viel später als in Europa. Wenn deine Mitarbeiter:innen eng mit Menschen in verschiedenen Zeitzonen zusammenarbeiten, müssen sie wissen, wie das funktioniert.

To-do-Liste:

• Skizziere regionale und zentrale Zuständigkeiten

• Lege Erwartungen betreffend Reaktionszeiten und Meetings fest und füge sie in dein Handbuch und deine Begrüßungsmails ein

• Gib Informationen über wichtige regionale Kontakte und Interessengruppen weiter

Vermittle deine Unternehmenskultur

Für Remote-Beschäftigte sind die Feinheiten der Unternehmenskultur – ungeschriebene Regeln, Insider-Witze und Rituale am Arbeitsplatz – oft schwieriger zu erfassen. Stelle sicher, dass neue Mitarbeiter:innen von Anfang an eingebunden sind.

To-do-Liste:

• Schicke neuen Mitarbeiter:innen ein Handbuch, in dem die Unternehmenskultur, die Werte und das Arbeitsumfeld erläutert werden

• Erkläre die Firmenterminologie, Akronyme und Traditionen

• Schicke Remote-Mitarbeiter:innen Firmengeschenke wie T-Shirts mit Slogans oder Wertaussagen

  Schau über den ersten Tag hinaus

  Remote-Mitarbeiter:innen haben weniger Unterstützung durch die Umgebung und weniger natürliche Berührungspunkte als Mitarbeiter:innen im Büro. Deshalb erfordert ihr Onboarding einen strukturierteren Ansatz mit häufigeren Gesprächen.

  Organische Lernmöglichkeiten wie das Zuhören bei Gesprächen oder der spontane Austausch mit Kolleg:innen stehen Remote-Beschäftigten nicht zur Verfügung. Ein strukturierter Onboarding-Prozess gleicht das aus.

  
  

To-do-Liste: 

• Lege 30-, 60- und 90-Tage-Meilensteine und Leistungsziele fest, die neue Mitarbeiter:innen dazu befähigen, ihre Entwicklung selbst in die Hand zu nehmen

• Vereinbare Gespräche, um über Fortschritte und Hindernisse zu sprechen

• Biete Schulungen an, damit neue Mitarbeiter:innen alle nötigen Fähigkeiten und das nötige Wissen (darunter Produktkenntnisse) für ihre Rolle haben

• Weise neuen Mitarbeiter:innen eine:n Mentor:in zu, mit dem oder der sie über Eingewöhnung, Stärken und Entwicklungsbereiche sprechen können

• Führe regelmäßig Umfragen zur Zufriedenheit mit dem Engagement und dem Onboarding durch

Daten nutzen

Ohne direkte, persönliche Interaktion sind nichtverbale Signale und Stimmungen schwierig zu lesen. Das erschwert die Einschätzung, ob beim Onboarding die Chemie unter den Remote-Beschäftigten stimmt. Außerdem können Remote-Manager:innen sich eher irren, wenn sie keine verlässlichen Daten haben. Daten sind eine wertvolle Quelle von objektiven Informationen, die viel Klarheit schaffen können.  

To-do-Liste:

• Sende wöchentliche Umfragen zu Erfahrungen, Herausforderungen und Bedürfnissen

• Verwende Lernmanagementsysteme (LMS), um nachzuverfolgen, wie viele Mitarbeiter:innen Schulungen abschließen

• Sieh dir an, wie viel Zeit neu eingestellte Mitarbeiter:innen brauchen, um in ihrer Rolle voll produktiv zu sein

• Sammle Feedback über die bevorzugten Kommunikationsmethoden neu eingestellter Mitarbeiter:innen

Daten füllen die Lücken, die durch Remote-Arbeit entstehen, und stellen sicher, dass dein Onboarding-Prozess die Bedürfnisse neuer Mitarbeiter:innen erfüllt, die du nicht persönlich kennenlernst.

Warum ist der Onboarding-Prozess so wichtig?

Ein personalisierter und durchdachter Onboarding-Prozess kann neuen Mitarbeiter:innen in vielerlei Hinsicht das Gefühl geben, dazuzugehören.

Aber bei einem erfolgreichen Prozess geht es um mehr als nur ein Willkommenspaket oder ein paar Werbegeschenke. Ein effektives Onboarding-Programm kann:

• persönliche Arbeitsbeziehungen fördern, die das Engagement steigern

• bei neuen Mitarbeiter:innen ein starkes Gefühl der Zugehörigkeit zum Unternehmen erzeugen und ihnen dabei helfen, sich den Unternehmenszielen stärker verbunden zu fühlen

• neue Mitarbeitern:innen für deine Mission und Vision begeistern und sie dazu ermutigen, die Initiative zu ergreifen, anstatt nur Befehle zu befolgen