Lista de comprobación para la gestión de integración de empleados a distancia

Cuando contratas a un nuevo miembro del equipo, el proceso de gestión de integración de empleados es crucial. Una experiencia positiva puede hacer que la relación empiece con buen pie y que tu empleado se reafirme en su decisión, mientras que una negativa puede tener el efecto contrario.

Para las contrataciones a distancia, un proceso de gestión de integración de empleados positivo es aún más crítico. Como no existe la posibilidad de dar la bienvenida físicamente a tu nuevo empleado e integrarlo en tu entorno de trabajo, tienes que tener más cuidado y hacer ciertas cosas de forma un poco diferente.

Aquí es donde resulta útil una lista de comprobación de gestión de integración de empleados. Te permite seguir una plantilla básica y garantizar una experiencia coherente para todas las nuevas contrataciones a distancia, además de permitirte ampliar el proceso a medida que crece tu empresa.

Basándonos en nuestra amplia experiencia en la gestión de integración de empleados en Remote, aquí tienes algunas de las tareas y procesos clave en los que deberías centrarte:

Programa llamadas de presentación

Los empleados remotos a menudo se sienten más aislados y apartados que los trabajadores de la oficina. Precisamente por eso tienes que esforzarte más para generar un sentimiento de pertenencia y cohesión. 

Las reuniones informales centradas en la creación de vínculos sociales pueden ser realmente beneficiosas en este sentido, lo que se traduce en un mayor compromiso, productividad y retención de los empleados. También puede hacer que la nueva incorporación se sienta más acogida y cómoda, y capaz de buscar apoyo.

Tareas:

• Programa (o anima a que programen) videollamadas 1:1 con compañeros de equipo y socios interfuncionales.

• Organiza presentaciones informales y virtuales del equipo, como charlas informales tomando café, horas felices,

  o almuerzos de trabajo.

• Asigna un compañero de gestión de integración de empleados para que ayude a tu nuevo empleado a adaptarse.

• Comparte evaluaciones de personalidad o cuestionarios de estilo de trabajo, y discute los resultados en línea y en equipo.

• Fomenta las «acciones personales», en las que tu nuevo empleado habla a sus compañeros sobre sus aficiones y antecedentes.

Destaca las políticas clave

No te limites a dar a tu nuevo empleado un manual de políticas elevado y ya está. Señala las políticas clave que son especialmente relevantes para los trabajadores a distancia, como el tiempo libre, los gastos y el equipamiento.

Tareas: 

• Recopila y comparte informes políticos, códigos de conducta y recursos de formación.

• Programa sesiones virtuales o graba vídeos de Loom para explicar las políticas específicas de las oficinas remotas, como el reembolso de los gastos de la oficina en casa.

• Asegúrate de explicar todas las políticas relevante de ciberseguridad y activos digitales.

• Explica brevemente las normas sobre protección de la información y privacidad de los datos.

• Deja espacio para el debate asíncrono sobre la interpretación de políticas para equipos distribuidos.

También es buena idea incorporar aquí elementos de autoservicio, para que tu contratación pueda realizarse de forma asíncrona y a su propio ritmo. Si lo haces, considera la posibilidad de crear una lista de comprobación de autoservicio para que el empleado la siga.

Explica las herramientas y los flujos de comunicación

Los trabajadores a distancia deben confiar más en el software y las herramientas para colaborar e impulsar los flujos de trabajo. Y, sin la posibilidad de mirar por encima del hombro de un compañero de trabajo o de hacer preguntas rápidas en persona, tu nuevo empleado necesita ser autosuficiente rápidamente.

Para ello, explícales la finalidad de cada herramienta que vayan a utilizar. De nuevo, los materiales de autoservicio y las guías de usuario son la clave.

Tareas:

• Crea guías para iniciar sesión en sistemas y cuentas clave.

• Demuestra (de forma asíncrona, si es necesario) cómo se integran y funcionan juntas varias herramientas.

• Comparte cómo aprovecha el equipo contratado los sistemas de gestión de proyectos (si procede).

Explica también cómo funcionan tus canales de comunicación, sobre todo si tu contratado nunca ha trabajado a distancia antes.

Tareas:

• Establece expectativas sobre el horario y la disponibilidad en línea.

• Orienta sobre la etiqueta en el correo electrónico, el chat y las reuniones.

• Explica las normas en cuanto a tiempos de respuesta y uso del vídeo.

• Comparte prácticas para gestionar el calendario.

Aclara los puestos y el personal

Los recién contratados quieren saber en qué tareas deben trabajar, con quién lo harán y qué tendrán que hacer exactamente. Delimitarles claramente sus responsabilidades frente a lo que manejan sus colegas reducirá cualquier confusión.

Establece también expectativas sobre los tiempos de respuesta, la cadencia de las reuniones y la disponibilidad. Por ejemplo, es probable que los empleados que trabajan en EE. UU. empiecen su jornada laboral mucho más tarde que los de Europa. Si la nueva incorporación va a trabajar en estrecha colaboración con personas de distintas zonas horarias, tiene que saber cómo va a funcionar esto.

Tareas:

• Explica las diferencias entre las responsabilidades regionales y las centralizadas.

• Establece expectativas para los tiempos de respuesta y las reuniones, y añádelas a tu manual y a los correos electrónicos de bienvenida.

• Identifica los contactos regionales clave y las partes interesadas.

Promueve la cultura de tu empresa

Para los trabajadores a distancia, los matices de la cultura de tu empresa —como las normas no escritas, los chistes internos y los rituales del lugar de trabajo— pueden ser más difíciles de captar. Asegúrate de que a la nueva incorporación se le explican todos estos detalles desde el principio.

Tareas:

• Envía por correo electrónico a los nuevos empleados un manual en el que se expliquen la cultura, los valores y el entorno de trabajo de la empresa.

• Explica la terminología, las siglas y las costumbres de la empresa.

• Envía a los trabajadores remotos regalos de empresa, como camisetas con eslóganes o declaraciones de valores.

  Mira más allá del primer día

  El personal a distancia tiene menos asistencia ambiental y puntos de contacto naturales que los empleados de la oficina. Por eso su incorporación requiere un enfoque más estructurado, con comprobaciones más frecuentes.

  Por ejemplo, los trabajadores a distancia no pueden escuchar conversaciones o tutorías espontáneas entre compañeros en una oficina, y se pierden estas oportunidades de aprendizaje orgánico. Un trayecto de incorporación estructurado compensará estas deficiencias.

  
  

Tareas: 

• Establece hitos y objetivos de rendimiento a 30, 60 y 90 días que permitan a los nuevos empleados asumir la responsabilidad de sus propias trayectorias de desarrollo.

• Programa reuniones para comprobar los progresos y los obstáculos que deben superar los nuevos empleados.

• Proporciona formación sobre cualquier nueva habilidad que los nuevos empleados necesiten para el puesto, como el conocimiento del producto.

• Haz que los nuevos empleados se pongan en contacto con un mentor sobre aclimatación, puntos fuertes y áreas de desarrollo.

• Realiza periódicamente encuestas de satisfacción sobre el compromiso y la gestión de integración de empleados.

Aprovecha los datos

Si no hay una interacción en persona, puede costar captar las expresiones no verbales y los sentimientos. Por eso, es difícil saber si los recursos de integración están teniendo el efecto esperado en el personal remoto. Además, es más fácil que los directivos a distancia se equivoquen al dar por sentadas ciertas cosas si no cuentan con datos que puedan aportarles información útil y reducir las conjeturas.  

Tareas:

• Envía encuestas semanales sobre experiencias, retos y necesidades.

• Utiliza sistemas de gestión del aprendizaje (LMS) para realizar un seguimiento de los índices de finalización de las formaciones.

• Evalúa el tiempo necesario para que los recién contratados sean plenamente productivos en sus funciones.

• Recoge información sobre los métodos de comunicación preferidos por los nuevos empleados.

Los datos suplen la falta de visibilidad inherente al trabajo a distancia, ayudando a garantizar que tu proceso de gestión de integración de empleados de nuevos empleados satisface las necesidades de los que no ves cara a cara.

¿Por qué es tan importante el proceso de gestión de integración de empleados?

Un proceso de gestión de integración de empleados personalizado y bien pensado puede ayudar a tu nuevo empleado a sentirse como en casa de muchas maneras.

Pero un proceso exitoso es algo más que un paquete de bienvenida o un botín de marca. Un programa de gestión de integración de empleados eficaz puede:

• Fomentar relaciones laborales significativas que aumenten el compromiso.

• Crear fuertes sentimientos culturales en los nuevos empleados y ayudarles a sentirse más alineados con tus objetivos empresariales.

• Permitir que los nuevos empleados conecten con tu misión y visión, y animarles a tomar la iniciativa en lugar de limitarse a seguir órdenes.