원격 신입 사원을 위한 직원 온보딩 체크리스트

신규 직원을 채용할 때는 온보딩 프로세스가 매우 중요합니다. 긍정적인 경험은 관계를 좋게 시작하고 직원이 자신의 결정이 옳았다고 느끼게 할 수 있지만, 부정적인 경험은 그 반대의 효과를 가져올 수 있습니다.

원격 신입 사원의 경우 긍정적인 온보딩 프로세스가 더욱 중요합니다. 신입 사원을 물리적으로 환영하고 업무 환경에 몰입시킬 수 없다면, 각별한 주의를 기울이고 몇 가지 작업을 조금 다르게 수행해야 합니다.

이때 온보딩 체크리스트가 유용합니다. 기본 템플릿을 따라 모든 원격 신입 사원에게 일관된 경험을 제공할 수 있을 뿐만 아니라 회사의 성장에 따라 프로세스를 확장할 수 있습니다.

Remote에서 직원을 온보딩한 풍부한 경험을 바탕으로 집중해야 할 몇 가지 주요 업무와 프로세스를 알려드립니다.

소개 통화 마련

원격 직원은 사무실에 있는 직원보다 종종 더 단절되고 고립된 느낌을 받을 수 있습니다. 따라서 소속감과 결속력을 높이기 위해 더 열심히 노력해야 합니다. 

사회적 유대감을 형성하는 데 초점을 맞춘 비공식 회의는 직원 몰입도, 생산성 및 유지율을 향상시키는 데 큰 도움이 될 수 있습니다. 또한 이를 통해 신입 사원이 더 환영받고 편안한 느낌을 받으며 도움을 요청할 수 있게 할 수도 있습니다.

할 일:

• 팀원 및 부서 간 파트너와의 1:1 화상 통화 예약(또는 신입 사원에게 예약하도록 권장)

• 커피챗, 해피아워, 점심 회의 등 비공식적이고 가상으로 팀을 소개하는

  시간 마련

• 신입 사원의 적응을 도와줄 전담 온보딩 버디 지정

• 성격 평가 또는 업무 스타일 퀴즈를 공유하고 그 결과를 팀 단위로 온라인으로 토론

• 신입 사원이 동료에게 자신의 취미와 배경에 대해 이야기하는 ‘개인적 공유’ 장려

주요 정책 집중 조명

신입 직원에게 거창한 정책 매뉴얼만 주고 끝내지 마세요. 휴가, 경비, 장비 등 원격 근무자와 특히 관련이 있는 주요 정책을 알려주세요.

할 일: 

• 정책 요약, 행동 강령, 교육 리소스 선별 및 공유

• 가상 세션을 예약하거나 Loom 동영상을 녹화하여 홈 오피스 경비 환급과 같은 원격 근무 관련 정책 안내 

• 관련 사이버 보안 및 디지털 자산 정책 설명

• 정보 보호 및 데이터 개인정보 보호에 관한 규칙 간략히 설명

• 분산된 팀을 위해 정책 해석에 대한 비동기식 논의를 진행할 자리 마련

여기에 셀프 서비스 요소를 통합하여 신입 사원이 자신의 속도에 맞춰 비동기식으로 온보딩할 수 있도록 하는 것도 좋은 아이디어입니다. 이 경우 직원이 따를 수 있는 셀프 서비스 체크리스트를 만드는 것이 좋습니다.

도구 및 커뮤니케이션 흐름 설명

원격 근무자는 협업하고 워크플로를 추진하기 위해 소프트웨어와 도구에 더 많이 의존해야 합니다. 또한 동료의 어깨너머로 보거나 직접 바로 물어볼 수 없는 상황에서 신입 사원은 빠르게 스스로 해결할 수 있는 역량을 갖추어야 합니다.

이를 위해 직원이 사용하게 될 각 도구의 용도를 설명하세요. 다시 말하지만, 셀프 서비스 자료와 사용자 가이드를 제공하는 것이 좋습니다.

할 일:

• 주요 시스템 및 계정 로그인 가이드 작성

• 다양한 도구가 어떻게 통합되고 함께 작동하는지를 보여주는 데모 시연(필요한 경우 비동기식으로 진행)

• 채용된 팀의 프로젝트 관리 시스템 활용 방법 공유(해당되는 경우)

특히 원격 근무 경험이 없는 신입 사원에게는 커뮤니케이션 채널의 작동 방식도 설명해 주세요.

할 일:

• 온라인 시간 및 근무 가능 일정에 대한 기대치 설정

• 이메일, 채팅 및 회의 예절에 대한 지침 제공

• 응답 시간 및 동영상 사용과 관련된 규범 설명

• 캘린더 관리 사례 공유

직무 및 인력에 대한 명확한 설명 제공

신입 사원은 자신이 어떤 업무를 맡아야 하는지, 누구와 함께 일하게 될지, ‌정확히 무엇을 해야 하는지 알고 싶어 합니다. 자신이 맡은 책임과 동료가 처리하는 업무를 명확하게 설명하면 혼란을 줄일 수 있습니다.

응답 시간, 회의 주기 및 근무 가능 일정에 대한 기대치도 설정하세요. 예를 들어, 미국에서 근무하는 직원은 유럽에서 근무하는 직원보다 훨씬 늦게 업무를 시작할 가능성이 높습니다. 다른 시간대에 있는 사람들과 긴밀히 협력해야 하는 신입 사원은 이러한 협업 방식이 어떻게 돌아가는지 알아야 합니다.

할 일:

• 지역별 책임과 중앙 집중식 책임 간략히 설명

• 응답 시간 및 회의에 대한 기대치를 설정하여 핸드북과 환영 이메일에 추가

• 주요 지역별 연락처 및 이해관계자 파악

회사 문화 홍보

원격 근무자의 경우 불문율, 사내 농담, 직장 내 의식 등 회사 문화가 가지는 미묘한 의미를 파악하기 어려울 수 있습니다. 처음부터 신입 사원에게 빈틈 없이 자세한 정보를 제공하세요.

할 일:

• 신입 사원에게 회사의 문화, 가치, 업무 환경을 설명하는 직원 핸드북을 이메일로 발송

• 회사 용어, 약어 또는 전통에 대해 설명

• 슬로건이나 가치관이 적힌 셔츠와 같은 회사 기념품을 원격 근무자에게 배송

  첫날 그 이후를 내다보기

  원격 인력은 사무실에 있는 직원보다 환경적 지원과 자연스러운 접점이 적습니다. 그렇기 때문에 온보딩에는 더 자주 점검하는 등 보다 체계적인 접근 방식이 필요합니다.

  예를 들어, 원격 근무자는 사무실에서 대화를 엿듣거나 즉흥적인 동료 멘토링을 통한 유기적인 학습 기회를 놓치게 됩니다. 체계적인 온보딩 프로세스를 갖추면 이를 보완할 수 있습니다.

  
  

할 일: 

• 30일, 60일, 90일 마일스톤과 성과 목표를 설정하여 신입 사원이 자신의 개발 경로에 대한 주인의식을 가지도록 지원

• 진행 상황 및 신입 사원이 극복해야 하는 장벽에 대한 점검 예약

• 제품 지식 등 신입 사원이 직무를 수행하는 데 필요한 새로운 기술에 대한 교육 제공

• 신입 직원에게 적응, 강점 및 개발 분야에 대한 멘토 연결

• 정기적으로 몰입도 및 온보딩 만족도 설문조사 실시

데이터 활용

직접 만나서 소통하지 않을 때는 비언어적 신호와 감정을 파악하기가 더 어려울 수 있습니다. 따라서 원격 직원이 온보딩 리소스를 잘 받아들이고 이해하는지 파악하기가 어렵습니다. 게다가 데이터가 없다면 원격 매니저가 잘못된 추측을 하기가 더 쉽죠. 데이터는 유용한 인사이트를 제공할 뿐 아니라 불확실성을 줄여줍니다.  

할 일:

• 경험, 과제 및 요구 사항에 대한 주간 설문조사 발송

• 학습 관리 시스템(LMS)을 사용하여 교육 이수율 추적

• 신입 사원이 자신의 직무에서 완전한 생산성을 발휘하는 데 필요한 시간 평가

• 신입 사원이 선호하는 커뮤니케이션 방식에 대한 피드백 수집

데이터는 원격 근무에 내재된 가시성 격차를 메워 대면하지 않는 신입 사원의 요구 사항을 충족하는 신입 사원 온보딩 프로세스를 보장합니다.

채용 온보딩 프로세스가 중요한 이유

개인화되고 사려 깊은 온보딩 프로세스는 신입 직원이 소속감을 느끼는 데 여러모로 도움이 될 수 있습니다.

하지만 성공적인 프로세스는 웰컴 팩이나 브랜드 로고가 새겨진 기념품 그 이상입니다. 효과적인 온보딩 프로그램은 다음과 같은 역할을 할 수 있습니다.

• 몰입도를 높이는 의미 있는 업무 관계 육성

• 신입 직원에게 강력한 문화적 정서를 조성하고 비즈니스 목표에 더 잘 부합한다고 느끼도록 지원

• 신입 직원이 회사의 미션과 비전에 공감할 수 있도록 하고 지시를 따르기만 하는 것이 아니라 주도적으로 일할 수 있도록 장려