Checklist pour l'intégration des employés à distance

Lorsque vous embauchez un nouveau membre de votre équipe, le processus d'intégration est crucial. Une expérience positive peut faire démarrer la relation du bon pied et conforter votre employé dans sa décision, tandis qu'une expérience négative peut avoir l'effet inverse.

Pour les embauches à distance, un processus d'intégration positif est encore plus important. Sans la possibilité d'accueillir physiquement votre nouvel employé et de l'immerger dans votre environnement de travail, vous devez prendre des précautions supplémentaires et faire certaines choses un peu différemment.

C'est là qu'une checklist pour l'intégration s'avère utile. Elle vous permet de suivre un modèle de base et de garantir une expérience cohérente pour tous vos nouveaux employés à distance, tout en vous permettant d'adapter le processus à la croissance de votre entreprise.

Sur la base de notre vaste expérience en matière d'intégration des employés de Remote, nous vous recommandons de vous concentrer sur certaines tâches et procédures clés :

Organiser des appels de présentation

Les employés à distance se sentent souvent plus isolés et cloisonnés que les collaborateurs en présentiel. Vous devez donc redoubler d'efforts pour créer un sentiment d'appartenance et de cohésion. 

Les réunions informelles axées sur la création de liens sociaux peuvent réellement porter leurs fruits à cet égard, ce qui se traduit par une amélioration de l'implication, la productivité et la fidélisation des employés. Cela peut également permettre à votre nouvelle recrue de se sentir mieux accueillie, plus à l'aise et en mesure de contacter un service d'assistance.

À faire :

• Planifiez (ou encouragez votre employé à planifier) des appels vidéo en tête à tête avec des coéquipiers et des partenaires interfonctionnels.

• Organisez des présentations virtuelles et informelles de l'équipe, avec des discussions autour d'un café, des « happy hours »,

  ou des déjeuners de travail.

• Désignez un compagnon d'intégration pour aider votre nouvel employé à s'intégrer.

• Faites remplir à votre équipe des évaluations de personnalité ou des questionnaires sur le style de travail et discutez ensemble des résultats, en ligne.

• Encouragez les « temps d'échange personnels », où votre nouvel employé parle à ses collègues de ses passe-temps et de son parcours.

Mettre l'accent sur les politiques clés

Ne vous contentez pas de remettre un volumineux manuel de politique générale entre les mains de votre nouvel employé. Mettez l'accent sur les politiques clés qui sont particulièrement pertinentes pour les collaborateurs à distance, comme les congés, les dépenses et les équipements.

À faire : 

• Sélectionnez et partagez des notes d'information, des codes de conduite et des ressources de formation.

• Organisez des sessions virtuelles ou enregistrez des vidéos sur Loom pour présenter les politiques spécifiques au travail à distance, comme les remboursements des dépenses liées aux équipements du bureau à domicile.

• Assurez-vous d'expliquer toute politique pertinente en matière de cybersécurité et d'atouts numériques.

• Décrivez les règles relatives à la protection de l'information et la confidentialité des données.

• Laissez de la place pour des discussions asynchrones sur l'interprétation des politiques pour les équipes distribuées.

Il est également judicieux d'intégrer ici des éléments en libre-service, afin que votre nouvel employé puisse s'intégrer à son propre rythme, de manière asynchrone. Si vous le faites, envisagez de créer une checklist en libre-service qui servira de référence à l'employé.

Expliquer les outils et les flux de communication

Les collaborateurs à distance doivent faire appel à davantage de logiciels et d'outils pour travailler en équipe et gérer les flux de travail. Privé de la possibilité d'observer ses collègues de bureau ou de poser une question en passant, votre nouvel employé doit devenir rapidement autonome.

Pour ce faire, expliquez l'utilité de chaque outil à sa disposition. Là encore, les documents en libre-service et les guides de l'utilisateur sont la meilleure solution.

À faire :

• Créez des guides pour la connexion aux systèmes et comptes clés.

• Réalisez une démo (asynchrone si nécessaire) de l'intégration et du fonctionnement des différents outils.

• Expliquez comment l'équipe du nouvel employé utilise les systèmes de gestion de projet (le cas échéant).

Expliquez également le fonctionnement de vos canaux de communication, surtout si votre nouvel employé n'a jamais travaillé à distance.

À faire :

• Définissez les attentes concernant les heures de travail et la disponibilité.

• Fournissez des conseils sur les normes régissant les e-mails, les chats et les réunions.

• Expliquez les normes applicables aux temps de réponse et à l'utilisation de la vidéo.

• Faites le point sur les pratiques de gestion des agendas.

Clarifier les rôles de chacun des membres de l'équipe

Les nouveaux employés veulent savoir sur quelles tâches ils doivent travailler, avec qui ils travailleront et ce qu'ils devront faire ‌exactement. En délimitant clairement leurs responsabilités par rapport à celles de leurs collègues, vous éviterez toute confusion.

Fixez également des attentes en matière de temps de réponse, de rythme des réunions et de disponibilité. Par exemple, les employés qui travaillent aux États-Unis commenceront probablement leur journée beaucoup plus tard que ceux qui travaillent en Europe. Si votre nouvel employé est amené à travailler en étroite collaboration avec des personnes basées dans des fuseaux horaires différents, il doit savoir comment cela fonctionnera.

À faire :

• Décrivez les responsabilités régionales et centralisées.

• Définissez des attentes en matière de délais de réponse et de réunions, et ajoutez-les à votre manuel et à vos e-mails de bienvenue.

• Identifiez les principaux contacts et parties prenantes régionaux.

Promouvoir la culture de votre entreprise

Pour les collaborateurs à distance, les subtilités de la culture de votre entreprise (comme les règles non écrites, les plaisanteries internes et les habitudes de travail) peuvent être plus difficiles à saisir. Assurez-vous que votre nouvel employé est bien renseigné dès le départ.

À faire :

• Envoyez par e-mail un manuel de l'employé à votre nouvelle recrue pour faire le point sur la culture d'entreprise, les valeurs et l'environnement de travail.

• Expliquez la terminologie, les acronymes ou les traditions de l'entreprise.

• Remettez aux collaborateurs à distance des articles de l'entreprise, comme des chemises portant des slogans ou des déclarations de valeur.

  Optimiser l'intégration au-delà du premier jour

  Les employés à distance bénéficient de moins d'assistance sur leur lieu de travail, avec moins de points de contact directs que les employés en présentiel. C'est pourquoi leur intégration nécessite une approche plus structurée, avec des contrôles plus fréquents.

  Par exemple, les collaborateurs à distance ne bénéficient pas des possibilités d'apprentissage spontané offertes par les conversations entendues autour d'eux ou le mentorat improvisé entre pairs dans un bureau. Un parcours d'intégration structuré permet de compenser cet inconvénient.

  
  

À faire : 

• Établissez des jalons et des objectifs de performance à 30, 60 et 90 jours qui permettent aux nouveaux employés de s'approprier leur parcours de développement.

• Planifiez des contrôles sur les progrès accomplis et sur les obstacles que les nouveaux employés doivent surmonter.

• Fournissez une formation sur toutes les nouvelles compétences dont les nouveaux employés ont besoin pour leur poste, telles que la connaissance des produits.

• Demandez aux nouveaux employés de se mettre en relation avec un mentor pour s'acclimater, connaître leurs points forts et leurs domaines de développement.

• Réalisez régulièrement des enquêtes de satisfaction sur l'implication et l'intégration.

Exploiter les données

Sans interaction en face à face, déchiffrer la communication non verbale et les sentiments de vos interlocuteurs n'a rien d'évident. Il est donc difficile de savoir ce que pense réellement votre équipe à distance de l'intégration de nouvelles ressources. Faute de données, les responsables d'équipes à distance sont aussi plus enclins à mal interpréter certaines choses. Les données apportent des informations précieuses pour réduire les conjectures.  

À faire :

• Envoyez des sondages hebdomadaires sur l'expérience, les défis et les besoins.

• Utilisez des systèmes de gestion de l'apprentissage (LMS) pour suivre les taux d'achèvement des formations.

• Évaluez le temps nécessaire aux nouveaux employés pour être pleinement productifs dans l'exercice de leurs fonctions.

• Demandez l'avis des nouveaux employés sur leurs méthodes de communication préférées.

Les données comblent les lacunes de visibilité inhérentes au télétravail, ce qui permet de garantir que votre processus d'intégration répond aux besoins de vos nouveaux employés, que vous ne voyez pas en face à face.

Pourquoi le processus d'intégration est-il si important ?

Un processus d'intégration personnalisé et réfléchi peut aider votre nouvel employé à se sentir à sa place à bien des égards.

Mais un processus réussi ne se résume pas à un pack de bienvenue ou un sac de marque. Un programme d'intégration efficace peut :

• Favoriser des relations de travail enrichissantes qui renforcent l'implication

• Créer des sentiments culturels forts chez les nouveaux employés, pour les aider à se sentir plus en phase avec les objectifs de votre entreprise.

• Permettre aux nouveaux employés de se familiariser avec votre mission et votre vision, pour les encourager à prendre des initiatives plutôt que de se contenter d'obéir aux ordres.