¿Qué es la externalización de procesos empresariales (BPO)?

¿Qué es la externalización de procesos empresariales? Esencialmente, la externalización de procesos empresariales (BPO) es la práctica de subcontratar tareas empresariales clave a un tercero. Las empresas pueden externalizar una serie de funciones importantes, desde la atención al cliente hasta la gestión informática. Al hacerlo, las empresas alivian su propia carga administrativa, agilizan sus operaciones e incluso ahorran dinero.

Los servicios de externalización de procesos empresariales son utilizados por empresas de todos los sectores. Esta práctica puede beneficiar a las empresas en cualquier fase de crecimiento. Externalizando procesos empresariales vitales a una empresa externa, tanto las grandes marcas mundiales como las pequeñas empresas pueden reducir costes y conseguir prácticas empresariales más eficientes. 

Las empresas que prestan servicios de BPO están equipadas para gestionar una serie de funciones cotidianas que forman parte integrante del funcionamiento de una empresa moderna. Puede tratarse de funciones de "back office", es decir, las que comprenden principalmente tareas de apoyo y administrativas, o de funciones de "front office", que se refieren a las operaciones empresariales que, en términos generales, están orientadas al cliente o al público. Es comprensible que la división entre las funciones de back-office y front-office varíe de una empresa a otra. 

• Servicios comunes de BPO de back-office: Los servicios de externalización de procesos empresariales que entran dentro de la denominación back-office incluyen tareas administrativas como nóminas, contabilidad, recursos humanos, tecnologías de la información y adquisiciones. 

• Servicios BPO comunes de front-office: Los procesos que entran dentro de la denominación front-office incluyen el servicio y la atención al cliente, la recepción, las ventas y el marketing. En las empresas que operan en el sector financiero, las responsabilidades de front-office pueden incluir también tareas de asesoramiento, como la gestión de patrimonios y los servicios de inversión.

Algunas empresas que recurren a BPO de terceros optan por externalizar la totalidad de sus programas administrativos, mientras que otras eligen externalizar sólo un proceso. Por ejemplo, una empresa puede externalizar sus responsabilidades en materia de nóminas a una empresa que preste servicios de BPO, manteniendo otros procesos -por ejemplo, RRHH o TI- dentro de la empresa. Del mismo modo, una empresa puede externalizar varias funciones y conservar otras. 

Externalizar procesos empresariales a un tercero tiene varias ventajas, tanto si diriges una empresa grande como pequeña. Para las pequeñas empresas, es una oportunidad de descargar tareas importantes en manos de expertos, eliminando el trabajo de aprender nuevas habilidades o contratar empleados para realizar arcanas tareas administrativas. Para las empresas más grandes, puede ser un atajo para coordinar las operaciones en una empresa ya de por sí extensa y con múltiples partes móviles. 

Siempre que una empresa externaliza aspectos de su carga de trabajo a un tercero -especialmente cuando esa carga de trabajo implica funciones obligatorias que están alejadas o son totalmente irrelevantes para las funciones que mantienen la rentabilidad de la empresa-, está destinada a cosechar los beneficios de la reducción de la carga de trabajo de los departamentos que normalmente serían responsables de las tareas externalizadas. 

Así, esos empleados tienen más tiempo para centrarse en las tareas que apoyan directamente las competencias básicas de la empresa. Esto es especialmente cierto en departamentos como nóminas o recursos humanos, que a menudo presentan tareas administrativas monótonas y lentas que no redundan inmediatamente en beneficio de la cuenta de resultados de tu empresa.

Tanto si diriges una empresa de la lista Fortune 500 como un negocio local de calefacción y refrigeración familiar, las ventajas de la externalización de procesos empresariales incluyen:

• Aumenta la flexibilidad y la eficacia: Externalizar procesos puede hacer que tu empresa sea más flexible a la hora de gestionar importantes operaciones cotidianas. Principalmente, la externalización significa que los procesos ya no tienen que gestionarse internamente. Esto te permite revisar la forma en que se reparten las tareas entre el personal, lo que puede liberar tiempo que puede redistribuirse a otros departamentos de tu empresa. Además, las empresas que prestan servicios de externalización empresarial cuentan con expertos que conocen a fondo las mejores prácticas para gestionar los procesos empresariales y tienen acceso a las herramientas y tecnologías más modernas para hacerlo. Esto puede infundir a tus operaciones métodos innovadores para gestionar los procesos que has externalizado, haciendo que tu empresa sea más eficiente.

• Reduce costes: Al externalizar procesos empresariales comunes a un tercero, eliminas la necesidad de realizar esas tareas internamente. Comprensiblemente, esto elimina la necesidad de contratar personal para realizar esas tareas. Las empresas pueden ahorrar dinero en salarios y prestaciones de los empleados, así como en la contratación, incorporación y formación de nuevos empleados, ya que las empresas de BPO contratan a su propio personal y se encargan de los costes asociados.

• Reduce la carga de trabajo interna: Tanto si utilizas los servicios de BPO para todas o sólo algunas de tus necesidades empresariales, la reducción del trabajo de back-office y front-office que debe gestionarse internamente es una gran ventaja por el alivio que puede suponer para los asediados departamentos. Por ejemplo, asociarse con una empresa de BPO para gestionar tus prácticas de contratación internacional puede aligerar la carga de trabajo de tu departamento de RRHH, permitiéndole centrarse en tus procesos de contratación nacionales. Además, las empresas de BPO estarán al día y conocerán bien las leyes y normativas pertinentes en materia de contratación internacional (por utilizar el mismo ejemplo), lo que aliviará el tiempo y los recursos que tu departamento interno de RRHH tendría que dedicar normalmente a esos asuntos.

Pero, ¿cuál es la mayor ventaja de la BPO? En resumen, la externalización de procesos empresariales ayuda a las empresas a ser más eficientes para que puedan alcanzar sus objetivos empresariales más importantes. Por eso, si estás pensando en contratar a una empresa para la externalización de procesos empresariales, es importante que elijas una que ofrezca servicios que se ajusten a las necesidades de tu empresa. Si la contabilidad es el único proceso que necesitas externalizar, busca una empresa de BPO especializada en contabilidad. Si piensas externalizar varios procesos, lo mejor es una empresa más grande con una oferta más amplia.