Wat is business process outsourcing (BPO)?

Wat is business process outsourcing? Business process outsourcing (BPO) het uitbesteden van belangrijke bedrijfstaken aan derden. Bedrijven kunnen verschillende belangrijke functies uitbesteden, van klantenservice tot IT-beheer. Hierdoor verlichten bedrijven hun eigen administratieve last, stroomlijnen ze hun activiteiten en kunnen ze zelfs geld besparen.

Business process outsourcing-diensten worden gebruikt door bedrijven in verschillende sectoren. Dit soort diensten kan bedrijven helpen tijdens elke groeifase. Door vitale bedrijfsprocessen uit te besteden aan een extern bedrijf kunnen zowel grote wereldmerken als kleine bedrijven kosten besparen en efficiënter werken. 

Bedrijven die BPO-diensten leveren, kunnen allerlei taken uitvoeren die belangrijk zijn voor het runnen van een modern bedrijf. Dit kunnen 'backoffice'-taken zijn, support- en administratieve taken, of 'frontoffice'-taken, oftewel bedrijfsactiviteiten die over het algemeen klant- of publieksgericht zijn. De verdeling tussen back-office- en front-office-taken verschilt uiteraard van bedrijf tot bedrijf. 

• Veel voorkomende back-office BPO-diensten: Business process outsourcing diensten die onder de noemer 'back-office' vallen, zijn administratieve taken zoals payroll, boekhouding, personeelszaken, IT en inkoop. 

• Veel voorkomende front-office BPO-diensten: Processen die onder de noemer 'front-office' vallen, zijn klantenservice en support, receptie, verkoop en marketing. In bedrijven in de financiële sector kunnen front-office-taken ook adviserende taken omvatten, zoals vermogensbeheer en beleggingsdiensten.

Sommige bedrijven die BPO van derden gebruiken, kiezen ervoor om al hun administratieve programma's uit te besteden, terwijl andere bedrijven ervoor kiezen om slechts één proces uit te besteden. Een bedrijf kan bijvoorbeeld de payroll uitbesteden aan een bedrijf dat BPO-services levert, terwijl andere processen, bijvoorbeeld HR of IT, intern worden beheerd. Een bedrijf kan ook meerdere taken uitbesteden en andere zelf uitvoeren. 

Er zijn verschillende voordelen verbonden aan het uitbesteden van bedrijfsprocessen aan derden, of je nu een groot of klein bedrijf runt. Voor kleine bedrijven is het een kans om belangrijke taken over te dragen aan experts, zodat ze zelf geen nieuwe vaardigheden hoeven te leren of mensen aan te hoeven nemen voor ingewikkelde administratieve taken. Voor grotere bedrijven kan het goede manier zijn om activiteiten te coördineren in een hectische werkomgeving waar veel gebeurt. 

Als een bedrijf bepaalde taken uitbesteedt aan derden, vooral als dit verplichte taken zijn die niks te maken hebben met de kerntaken, profiteert het van een verlaagde werklast in de teams die normaal gesproken verantwoordelijk zouden zijn voor deze uitbestede taken. 

Daardoor hebben die werknemers meer tijd om zich te richten op de taken die gericht zijn op de kerntaken van het bedrijf. Dit geldt met name voor teams die zich bezighouden met de payroll of HR-zaken en die vaak monotone en tijdrovende administratieve taken moeten uitvoeren die niet direct bijdragen aan de bedrijfsresultaten.

Of je nu een Fortune 500 bedrijf runt of een lokaal klusbedrijf, de voordelen van business process outsourcing zijn onder andere:

• Meer flexibiliteit en efficiëntie: Het uitbesteden van processen kan je bedrijf flexibeler maken als het gaat om het beheren van belangrijke dagelijkse activiteiten. Uitbesteden betekent vooral dat je bepaalde processen niet langer intern hoeft te beheren. Hierdoor kun je taken opnieuw verdelen binnen je team en tijd vrijmaken voor je werknemers. Bedrijven die BPO-diensten leveren, werken met experts die veel kennis hebben van best practices op het gebied van bedrijfsprocessen en die toegang hebben tot de nieuwste tools en technologie. Dankzij dit soort innovatieve tools en werkwijzen kun je de processen die je uitbesteedt beter stroomlijnen, waardoor je bedrijf efficiënter wordt.

• Kostenbesparingen: Door reguliere bedrijfsprocessen uit te besteden aan derden, hoef je deze taken niet meer intern uit te voeren. Dit betekent dat je geen mensen in dienst hoeft te nemen om deze taken uit te voeren. Bedrijven kunnen geld besparen op salarissen en secundaire arbeidsvoorwaarden van werknemers en op onboarding, onboarding en training van nieuwe teamleden. BPO-bedrijven hebben eigen mensen in dienst en nemen de bijbehorende kosten voor hun rekening.

• Lagere interne werkdruk: Of je nu BPO-diensten gebruikt voor al je zakelijke behoeften of een deel ervan, minder back-office- en front-office-taken die intern moeten worden afgehandeld, betekent een enorme lastenverlichting voor de betreffende afdelingen. Als je bijvoorbeeld samenwerkt met een BPO-bedrijf om je global HR-processen te beheren, ontlast je daarmee je HR-afdeling, die zich dan bijvoorbeeld kan richten op binnenlandse recruitmentprocessen. Bovendien zijn BPO-bedrijven bijvoorbeeld op de hoogte van relevante wetten en regels voor global HR, waardoor je interne HR-afdeling minder tijd en middelen hoeft te besteden aan deze zaken.

Maar wat is het grootste voordeel van BPO? Business process outsourcing helpt bedrijven efficiënter te worden zodat ze hun belangrijkste bedrijfsdoelen kunnen bereiken. Als je overweegt om een BPO-leverancier in te schakelen, is het belangrijk dat de diensten goed aansluiten bij de wensen van je bedrijf. Als boekhouden het enige proces is dat je wilt uitbesteden, zoek dan een BPO-bedrijf dat gespecialiseerd is in boekhouden. Als je van plan bent om meerdere processen uit te besteden, dan is een groter bedrijf met een uitgebreider aanbod de juiste keuze.