¿Qué son las cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar (CA) se refieren al dinero que se debe a la empresa. Los RA se diferencian de las cuentas a pagar (CP), las deudas y obligaciones a corto plazo, como los pagos a proveedores, que debe una empresa. Juntos, AR y AP pueden ayudar a mostrar el capital circulante neto de la empresa:

Cuentas a cobrar + existencias - cuentas a pagar = capital circulante neto

Algunos términos clave relacionados con las cuentas por cobrar son:

• Flujo de caja

• Gestión del crédito

• Facturas

• Condiciones de pago

• Gestión de las relaciones con los clientes (CRM)

• Solvencia crediticia

• Colecciones

• Informes de antigüedad

Las cuentas a cobrar incluyen todas las facturas de bienes o servicios adquiridos a crédito que no hayan sido pagadas a la empresa en el momento de presentar el informe. Es un acuerdo de pago similar a una línea de crédito temporal concedida a un cliente. El pago de la factura puede fijarse para que se pague en un momento determinado en el futuro, como un día, muchos meses o incluso un año después, aunque normalmente en dos meses o menos. 

A continuación se indican los distintos tipos de cuentas a cobrar que se registran en los informes financieros:

• Deudas de los empleados: Son los gastos personales que los empleados deben a su empleador, como reembolsos de anticipos de viaje, gastos de desplazamiento o pagos por equipos que el empleado dañó. 

• Deudores comerciales: Se trata de un asiento de las ventas totales realizadas por la empresa.

• Créditos de proveedores: Son créditos como incentivos o descuentos promocionales que van a pagar los proveedores.  

• Pagarés a cobrar: Engloban los pagarés adeudados a la empresa. Los pagarés son contratos legalmente vinculantes que estipulan las fechas de vencimiento de los fondos adeudados a la empresa. 

• Intereses a cobrar: Aquí se registran los pagos de intereses que finalmente se abonarán a la empresa. 

• Créditos por reclamaciones de seguros: Si se deben pagos por reclamaciones de seguros a la empresa, se registrarán en este asiento.

El software de cuentas por cobrar, o software de gestión de cuentas por cobrar, es un software que una empresa puede utilizar para ayudar a gestionar y racionalizar sus cuentas por cobrar.  

Los siguientes son tipos de software de contabilidad de deudores:

• Software de facturación: Este tipo de software permite a una empresa crear y enviar facturas a clientes y consumidores. Las facturas pueden enviarse electrónicamente por correo electrónico. Desde el lado del cliente, las facturas pueden pagarse online. Se puede hacer un seguimiento de las facturas, y se pueden enviar avisos a la empresa cuando se paguen las facturas. 

• Recordatorios automatizados: Se pueden enviar recordatorios a clientes o consumidores por cuentas por cobrar vencidas.

• Software CRM: Este software realiza un seguimiento de todas las comunicaciones con los clientes y registra la información de los clientes. El software CRM puede gestionar las cuentas de los clientes y registrar sus pagos, sus límites de crédito y las condiciones de sus líneas de crédito.

• Software de procesamiento de pagos: Las capacidades de procesamiento de pagos pueden permitir a los clientes pagar en línea mediante transferencia electrónica de fondos (TEF), Cámara de Compensación Automatizada (CCA) o pagos con tarjeta de crédito.

Los profesionales de RRHH deben ser conscientes del cumplimiento en materia de contabilidad e información financiera. A la hora de elaborar informes financieros, las empresas deben seguir los Principios Contables Generalmente Aceptados (PCGA). Además, ten en cuenta las siguientes buenas prácticas al tratar con las finanzas y los registros de los empleados:

• Mantén buenos registros: Mantén registros precisos de las prestaciones, deducciones y retribuciones de los empleados.

• Utiliza programas informáticos de contabilidad: Utiliza algunos de los programas informáticos del apartado anterior, así como otros programas, como el de nóminas, que pueden automatizar los procesos, reduciendo la posibilidad de errores. 

• Delega responsabilidades: Los errores en los informes financieros pueden reducirse delegando tareas contables específicas dentro de tu departamento, como el procesamiento de nóminas y la administración de beneficios. 

• Sé consciente de las cuestiones de cumplimiento: Mantente al día sobre la normativa fiscal, las leyes de información financiera y las leyes laborales. El cumplimiento también es importante para las empresas internacionales que deben estar al tanto de los cambios en las leyes laborales locales donde emplean a trabajadores. 

• Mantén los datos seguros: Los datos privados y sensibles, como los financieros, pueden manejarse en los departamentos de RRHH. Estos datos deben mantenerse seguros. Además, hay que respetar las leyes de privacidad de datos cuando se graba o transmite información. 

• Educa a los empleados: Como profesional de RRHH, una parte de tus obligaciones consiste en educar a los empleados en cuestiones financieras, como prestaciones, nóminas, deducciones e impuestos. 

• Forma a los empleados: Mantén al día a tu departamento en cuanto a formación y desarrollo sobre cuestiones financieras y contables y sobre las mejores prácticas. 

Las cuentas por cobrar son una parte importante de las finanzas de un empresario. Los departamentos de RRHH intervienen en el éxito de las finanzas de una empresa en la medida en que ayudan a contratar, formar y compensar a los contables y otros especialistas que trabajan en AR dentro de los departamentos financieros de tu empresa. Todos los informes financieros deben seguir leyes, reglamentos y normas de cumplimiento, como los PCGA.