Schnelles, transparentes Onboarding
Übersichtliches Onboarding in 5 Schritten
Wir haben den Onboarding-Prozess in fünf klar definierte Schritte unterteilt, die den schnellen, sicheren und rechtskonformen Ablauf gewährleisten. So haben Personalverantwortliche jederzeit den genauen Überblick über den Onboarding-Fortschritt ihrer Mitarbeiter:innen.
Einrichtung des neuen Teammitglieds
Du gibst ganz einfach die Daten deines neuen Teammitglieds ein und wir senden ihm dann eine automatisierte Einladung per E-Mail.
Eigenständige Registrierung bei Remote
Sobald sich dein neues Teammitglied einloggt, wird es aufgefordert, weitere Daten für die Verwaltung anzugeben und die betreffenden Unterlagen hochzuladen.
Überprüfung von Visum und Arbeitsgenehmigung
Remote überprüft die Unterlagen des neuen Teammitglieds, um sicherzustellen, dass alle am betreffenden Standort erforderlichen Visa und Genehmigungen vorhanden sind.
Unterzeichnung des Arbeitsvertrags
Der Arbeitsvertrag ist fertig ausgearbeitet und wird dem neuen Teammitglied zur Unterschrift zugesendet.
Aktivierung des/der neuen Mitarbeiter:in
Das neu eingestellte Teammitglied wird im Payroll- und Benefits-System registriert und in Remote auf aktiv gesetzt.
So entwickelst du einen Onboarding-Prozess für dein globales Team
Du möchtest die enormen Vorteile der weltweiten Beschäftigung nutzen und jetzt Mitarbeiter:innen in einem anderen Land einstellen. Aber wie geht das?
Wenn dein Unternehmen keine Niederlassung in deinem Zielland hat, müsstest du bevollmächtigte Personen ernennen, die eine Tochtergesellschaft für dich gründen. Dann müsstest du dich eingehend mit dem Arbeits- und Steuerrecht auseinandersetzen, lokale Arbeitsverträge aufsetzen und passende Benefitspakete für die Kandidat:innen ausarbeiten... Und die Liste ließe sich beliebig fortsetzen.
Es ist keine Frage, dass dich dieser Vorgang viel Zeit, Geld und Arbeit kostet. Dazu kommt noch das rechtliche Risiko, denn jeder Fehler kann schwerwiegende Konsequenzen und empfindliche Strafen nach sich ziehen.
Mit Remote ist das alles wesentlich einfacher. Wir haben unsere Global-Employment-Plattform eigens entwickelt, um das rechtskonforme Onboarding zu gewährleisten. Du kannst den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter:innen in Minutenschnelle starten und nicht erst nach Monaten, wie das bei der Gründung einer Niederlassung der Fall wäre. Wenige Klicks reichen, um in Remote ein individuell angepasstes Stellenangebot samt rechtssicherem Vertrag zu erstellen.
Und was ist mit Gehalt und Benefits?
Wir garantieren die Einhaltung aller lokalen Arbeitsgesetze, damit du überall auf der Welt unbesorgt Mitarbeiter:innen einstellen kannst. Unsere globalen Benefits-Expert:innen sind auch dann für dich da, wenn die Gesetzeslage sich ändern sollte. Und mit unserem Personalkostenrechner kannst du genau ausrechnen, was dich Remote-Mitarbeiter:innen in einem bestimmten Land kosten werden.
Finde die besten globalen Talente und hol sie rechtssicher in dein Team
Unsere Global-Employment-Plattform bietet dir umfassendes, lokales Wissen, das du dir sonst mühsam allein aneignen müsstest. Du sparst so Zeit und Geld und vermeidest rechtliche Risiken.
Schnelles Onboarding für Mitarbeiter:innen und Auftragnehmer:innen
Wir beobachten die Gesetzeslage in allen Ländern genau und reagieren sofort, wenn sich etwas ändert. So hast du die Sicherheit, immer mit einem aktuellen Produkt zu arbeiten, und kannst auf die Beratung und die Unterstützung unserer Expert:innen zählen.
Onboarding von Remote-Mitarbeiter:innen
Das Onboarding von Mitarbeiter:innen kann eine einfache Angelegenheit sein. Ganz gleich, ob dein neues Teammitglied in Mumbai, Nairobi, Warschau oder Toronto lebt – mit Remote fühlen sich alle wertgeschätzt und rundum betreut. Der Onboarding-Prozess ist so etwas wie die Visitenkarte eines Unternehmens: der erste Eindruck, den Neuankömmlinge von der Kultur und Arbeitsweise im Unternehmen erhalten. Wenn es jetzt schon zu Problemen kommt, beginnt die Beziehung auf dem falschen Fuß. Gerade für Remote-Mitarbeiter:innen ist es besonders wichtig, sich zugehörig zu fühlen und Teil deiner Unternehmenskultur zu sein, für die du als Arbeitgeber bekannt bist. Remote heißt dein neues Teammitglied willkommen und leitet es freundlich und kompetent durch die einzelnen Phasen des Onboarding-Prozesses. Es bekommt eine:n HR-Manager:in als Ansprechpartner:in zu Seite gestellt, sodass es sich von Anfang an zu Hause fühlt. Remote ist extrem benutzerfreundlich und stellt Mitarbeiter:innen bereits während des Onboardings alle wichtigen Gehalts- und Benefitsunterlagen einfach abrufbar zu Verfügung. Remote-Mitarbeiter:innen werden automatisch über die nächsten Schritte informiert und können genauso wie du rund um die Uhr unsere Supportspezialist:innen kontaktieren, wenn sie Fragen zum Onboarding haben.
Onboarding von Remote-Auftragnehmer:innen
Wenn du mit Personen im Ausland zusammenarbeiten, ihnen aber (noch) keine Festanstellung anbieten möchtest, kannst du zunächst selbständige Auftragnehmer:innen suchen. Auch wenn sie nicht in deinem Unternehmen angestellt sind, gibt es doch einige Fallstricke. Du musst vor allem sicherstellen, dass das Arbeitsverhältnis dem lokalen Arbeitsrecht entspricht, und entsprechende rechtssichere Verträge abschließen. Mit Remote ist das einfach, schnell und preiswert. Wie bei Festangestellten sorgen wir auch hier verlässlich dafür, dass deine Auftragnehmer:innen einen arbeits- und steuerrechtlich wasserdichten Vertrag erhalten. Selbständige Auftragnehmer:innen erhalten von uns dieselbe Unterstützung und kompetente Betreuung wie angestellte Mitarbeiter:innen sowie Zugang zu unserer intuitiven Plattform, über die sie ihre Rechnungen hochladen und in der Währung ihrer Wahl bezahlt werden können. Automatisierte Vertragserstellung, anpassbare Datenfelder und kontinuierliche Beobachtung zum Schutz vor Scheinselbstständigkeit: Mit Remote kannst du weltweite Auftragnehmer:innen schnell und rechtskonform onboarden.
Nimm uns nicht einfach nur beim Wort
Das sagen unsere Kunden über die Einstellung, Bezahlung und Verwaltung ihrer Teams mit Remote
- „Wir sind ein börsennotiertes Unternehmen. Deshalb waren wir bei unserer Expansion auf das Know-how und die Zuverlässigkeit eines etablierten Anbieters angewiesen. Er musste absolute Rechtssicherheit in allen Ländern sicherstellen, in denen wir einstellen wollten. Remote erfüllt alle diese Anforderungen.“
- „Remote ist zu einem unverzichtbaren Partner für uns geworden. Das Onboarding ist super einfach und alles ist 100%ig rechtskonform – Benefits, Gehaltsabrechnungen, Verträge und andere länderspezifische Nuancen. Die Plattform ist intuitiv und auch für Neuzugänge schnell zu verstehen, was bei unserem früheren Anbieter leider nicht der Fall war. Unser gesamtes globales Team profitiert davon.“
- „Remote ist ein wichtiger Partner für unser Wachstum. Ohne die Unterstützung des Teams hätten wir es nicht geschafft, so viele Neueinstellungen zu bewerkstelligen. Remote bietet alles, was wir uns wünschen könnten.“
- „Wir sind ein börsennotiertes Unternehmen. Deshalb waren wir bei unserer Expansion auf das Know-how und die Zuverlässigkeit eines etablierten Anbieters angewiesen. Er musste absolute Rechtssicherheit in allen Ländern sicherstellen, in denen wir einstellen wollten. Remote erfüllt alle diese Anforderungen.“
Onur Kasaba
Tele2 - „Remote ist zu einem unverzichtbaren Partner für uns geworden. Das Onboarding ist super einfach und alles ist 100%ig rechtskonform – Benefits, Gehaltsabrechnungen, Verträge und andere länderspezifische Nuancen. Die Plattform ist intuitiv und auch für Neuzugänge schnell zu verstehen, was bei unserem früheren Anbieter leider nicht der Fall war. Unser gesamtes globales Team profitiert davon.“
Zuzanna Forell
Phiture - „Remote ist ein wichtiger Partner für unser Wachstum. Ohne die Unterstützung des Teams hätten wir es nicht geschafft, so viele Neueinstellungen zu bewerkstelligen. Remote bietet alles, was wir uns wünschen könnten.“
Mona Walther
commercetools
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Häufig gestellte Fragen
Eine Onboarding-Software hilft dir bei der rechtskonformen Aufnahme neuer Teammitglieder in dein Unternehmen im In- und Ausland. Im Inland ist der Ablauf den meisten Unternehmen hinlänglich bekannt: Die erfolgreichen Bewerber:innen unterschreiben ihren Arbeitsvertrag und laden die benötigten Informationen in das unternehmenseigene Onboarding-System hoch. In den meisten Fällen wird Onboarding-Software auch über den Arbeitsantritt hinaus verwendet, da sie meist eine Teilfunktion eines übergeordneten Personalverwaltungssystems ist.
Etwas komplizierter wird es beim Onboarding von Remote-Beschäftigten in Ländern, in denen der Arbeitgeber keine rechtliche Präsenz hat. Unbekannte Arbeitsgesetze und lokale Usancen machen das rechtskonforme Onboarding neuer Mitarbeiter:innen oft schwierig und langwierig. Um das zu vermeiden, greifen die meisten Unternehmen auf die Dienste eines Employer of Record (EOR) zurück. Der EOR übernimmt im Ausland die Rolle des offiziellen Arbeitgebers und kümmert sich darüber hinaus um sämtliche Aspekte des Personalwesens, von der Gehaltsabrechnung und Benefits über die Abfuhr von Steuern bis hin zur Verwaltung von Aktienprogrammen.
Neue Mitglieder in deinem Team wissen nicht automatisch, was sie erwartet und was von ihnen erwartet wird. Selbst in kleineren Unternehmen bietet das Onboarding Mitarbeiter:innen die erste echte Gelegenheit, Antworten auf administrative Fragen zu erhalten, Erwartungen zu klären und einen Einblick in die Unternehmenskultur zu gewinnen. Die Aufnahme neuer Mitarbeiter:innen ist in den meisten Ländern mit einem gewissen bürokratischen Aufwand verbunden. Und das gilt umso mehr, in je mehr Ländern du Personen einstellst.
Kaum etwas ist für neue Teammitglieder frustrierender als Probleme mit der Bezahlung und ihren Benefits. Du solltest dafür sorgen, dass sie einen guten ersten Eindruck von deinem Unternehmen haben und sich sofort wohlfühlen.
Wenn bereits das erste Gehalt nicht pünktlich eintrifft oder die private Krankenversicherung wegen eines Verwaltungsfehlers nicht greift, sind Vertrauen und Motivation schnell dahin. Effizientes Onboarding schafft vom ersten Moment an beste Voraussetzungen, damit deine Mitarbeiter:innen ihr Potenzial voll ausschöpfen können.
Das Onboarden von Remote-Mitarbeiter:innen kann kinderleicht sein – oder richtig kompliziert, je nachdem, um welches Land es geht und wie gut du vorbereitet bist. Wenn deine Remote-Mitarbeiter:innen in derselben Region wie dein restliches Team leben, ist das Onboarding relativ unkompliziert. Du musst ihnen zwar die nötigen Arbeitsgeräte zur Verfügung stellen und dich darum kümmern, dass sie in die Unternehmensabläufe eingebunden und freundlich begrüßt werden. Rechtlich gesehen – etwa was den Arbeitsvertrag betrifft – besteht aber kein allzu großer Unterschied zu deiner Bürobelegschaft.
Wenn dein neues Teammitglied allerdings im Ausland lebt, sieht die Sache schon etwas anders aus. Die unterschiedlichen Zeitzonen sind dabei noch das geringste Problem. Wichtig sind in erster Linie die Amtswege, Unterlagen und Meldungen an Behörden, um die du dich kümmern musst. In manchen Ländern müssen Angestellte beispielsweise einen Gesundheitscheck absolvieren, selbst bei einer Remote-Anstellung.
Meist gibt es strenge Abgabefristen für behördliche Unterlagen und auch die Anmeldung bei der Sozialversicherung muss innerhalb einer bestimmten Frist nach Beginn des Arbeitsverhältnisses erfolgen. Wenn du Personen in einem Land beschäftigen möchtest, in dem dein Unternehmen keine Niederlassung hat, kann ein Employer of Record wie Remote alle nötigen Verwaltungsaufgaben für dich unternehmen.
Beginne mit den Grundlagen, wenn du Remote-Mitarbeiter:innen onboarden möchtest. Hast du alle nötigen Unterlagen, Genehmigungen und Informationen, um die Person rechtmäßig einzustellen?
Bei selbstständigen Auftragnehmer:innen ist das meist recht einfach. Mit Plattformen zur Verwaltung internationaler Auftragnehmer:innen wie Remote kannst du deine Auftragnehmer:innen mühelos in ihrer lokalen Währung bezahlen.
Für Remote-Festangestellte ist der Onboarding-Prozess generell etwas aufwändiger. Das Wichtigste: Mach dich umfassend vertraut mit den Gesetzen und Vorschriften in dem Land, in dem dein neues Teammitglied lebt und arbeitet. Wenn dein Unternehmen eine Niederlassung im Land hat, kann es die Personalverwaltung selbst übernehmen und ist auch selbst rechtlich verantwortlich. Da dies nicht nur riskant und zeitintensiv, sondern ohne eine eigene Niederlassung auch gar nicht möglich ist, nutzen die meisten Unternehmen die Dienste eines Employer of Record.
Mit Remote ist die weltweite Beschäftigung ohne hohe Kosten, Risiken und Komplexitäten möglich, damit du dich um dein Kerngeschäft kümmern kannst.
Das Onboarding selbstständiger Auftragnehmer:innen ist zwar einfacher als von regulären Angestellten, hat aber dennoch einige Tücken. Du musst die Arbeitsbeziehung genau definieren, um Scheinselbstständigkeit zu verhindern – sonst drohen dir nicht nur empfindliche Strafen, sondern möglicherweise sogar der Verlust von geistigem Eigentum.
Der erste Schritt beim Onboarding von Auftragnehmer:innen ist eine Vereinbarung, die ihr beide unterschreibt. Sie muss bestimmte Eckpunkte enthalten, zum Beispiel Stundensätze, Arbeitsumfang und Eigentumsverhältnisse der erstellten Arbeiten. Wenn du mit Auftragnehmer:innen im Ausland zusammenarbeitest, solltest du auf jeden Fall ein Tool zur Verwaltung internationaler Auftragnehmer:innen verwenden, das mehr kann, als nur Geld ins Ausland zu überweisen. So kannst du dir sicher sein, dass du die jeweiligen Gesetze einhältst.
Vielleicht möchtest du deine Auftragnehmer:innen irgendwann in Angestellte umwandeln. Dazu hast du einige Optionen. Du musst den Auftragnehmer:innen ihre neuen Rollen zuweisen und je nach Land neue Verträge mit ihnen abschließen.