Snelle, moeiteloze onboarding

Afhankelijk van waar je talent wilt aannemen, kun je met employee onboarding software nieuwe werknemers in je organisatie opnemen met volledige naleving van alle toepasselijke arbeidswetgeving. Voor lokale werknemers is dit voor de meeste bedrijven doorgaans een duidelijk (of op zijn minst bekend) proces. Nieuwe werknemers ondertekenen meestal een arbeidsovereenkomst en uploaden belangrijke documenten, en dit alles wordt beheerd door de software die het bedrijf gebruikt voor de onboarding van werknemers. De employee onboarding software blijft vaak gebruikt worden als de werknemer in het bedrijf begint te werken, aangezien de meeste onboarding software gewoon een functie is van een groter softwarepakket voor personeelsbeheer.

De zaken worden wat gecompliceerder wanneer bedrijven proberen remote werknemers te onboarden in landen waar ze geen juridische entiteit bezitten. Door onbekendheid met de lokale wetgeving en de lokale gebruiken kan het moeilijk zijn om nieuwe werknemers snel te onboarden en tegelijkertijd compliant te blijven. In die gevallen gebruiken werkgevers meestal een employer of record, of EOR, om nieuwe werknemers te onboarden. Een EOR biedt bedrijven de mogelijkheid om werknemers in andere landen in dienst nemen door op te treden als een vervangende lokale werkgever en zaken als payroll, secundaire arbeidsvoorwaarden, inhouding van belastingen, naleving en aandelenopties te regelen.

Nieuwe werknemers weten niet automatisch wat ze moeten doen als ze in een nieuwe functie beginnen. Ook voor kleine bedrijven is de onboarding van nieuwe werknemers de eerste gelegenheid om administratieve vragen te beantwoorden, duidelijke verwachtingen te stellen en te vertellen over de bedrijfscultuur. In veel landen gaat de onboarding van een nieuwe werknemer gepaard met een reeks deadlines voor papierwerk en inschrijvingen. Bedrijven die in meerdere landen talent aannemen, moeten dus altijd alert zijn als ze nieuwe mensen onboarden.

Niets is frustrerender voor een nieuwe werknemer dan problemen met payroll en secundaire arbeidsvoorwaarden. Je wilt dat je nieuwe werknemers een goede ervaring hebben bij je bedrijf en onmiddellijk voelen dat voor ze gezorgd wordt en dat ze erbij horen.

Als je niet op tijd hun eerste salaris kunt betalen of ze zich vanwege administratieve fouten niet kunnen aanmelden bij een verzekering, zullen nieuwe teamleden snel hun vertrouwen en motivatie verliezen. Een efficiënte onboarding zorgt meteen voor een positieve ervaring van werknemers en creëert vanaf de eerste dag een welkome omgeving.

Het onboarden van remote werknemers kan net zo makkelijk zijn als het onboarden van werknemers op kantoor. Of het kan veel moeilijker zijn, afhankelijk van waar je iemand aanneemt en hoe goed je het hebt voorbereid. Als je remote werknemers aanneemt die grofweg in hetzelfde gebied wonen als de rest van je team, zoals in dezelfde stad of dezelfde staat, is het onboardingsproces tamelijk simpel. Je moet de nieuwe werknemer de juiste apparatuur geven en zorgen dat diegene zich welkom en opgenomen in het team voelt, maar de juridische aspecten van onboarding (zoals het ondertekenen van de arbeidsovereenkomst) zijn over het algemeen gelijk.

Bij het onboarden van remote werknemers op andere locaties, zoals een andere staat of een ander land, doen zich nieuwe uitdagingen voor. Je moet niet alleen rekening houden met andere tijdzones, maar ook het papierwerk en de inschrijvingen regelen die gepaard gaan met een nieuwe werknemer die ergens anders woont. In bepaalde landen moeten werknemers bijvoorbeeld een medische keuring ondergaan als onderdeel van een aanbod voor een nieuwe baan, ook als ze op afstand werken.

In de meeste gevallen gelden strikte deadlines voor het indienen van bepaalde documenten bij de overheid en moeten werknemers vóór een vastgestelde datum na aanvang van het dienstverband voor sociale voorzieningen worden aangemeld. Als je werknemers wilt onboarden in een nieuw land waar je bedrijf geen juridische entiteit heeft, kun je dit vol vertrouwen doen met een employer of record (EOR) zoals Remote.

Om remote werknemers in je personeelsbestand op te nemen, begin je met de basisvoorwaarden. Heb je alles geregeld wat je nodig hebt om deze nieuwe persoon legaal in dienst te nemen?

Bij zzp'ers is dit proces meestal snel en simpel. Je kunt een internationaal contractor management platform als Remote gebruiken om je zzp'ers in hun lokale valuta te betalen.

Voor fulltime werknemers die op afstand werken, kan de onboarding ingewikkelder zijn. Het belangrijkste is dat je inzicht hebt in de toepasselijke regelgeving in het land of de regio waar je nieuwe werknemer woont en werkt. Als je een eigen entiteit bezit in het land waar je talent wilt aannemen, ben je voor allerlei zaken verantwoordelijk, zoals lokale naleving, payroll, belastingen, administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden en verschillende soorten papierwerk. Vanwege deze barrières werken bedrijven die in andere landen remote werknemers onboarden meestal met een employer of record.

Remote is speciaal opgezet om de kosten, risico's en complexiteit van global HR weg te nemen, zodat jij de zekerheid hebt dat de naleving goed is geregeld.

Onafhankelijke zzp'ers onboarden is makkelijker dan fulltime werknemers onboarden, maar laat je niet misleiden. Als je een werkrelatie niet goed afbakent, kun je daarvoor een prijs betalen, niet alleen vanwege boetes, maar mogelijk ook omdat je niet de eigenaar van je intellectuele eigendom bent.

Om onafhankelijke zzp'ers te onboarden moet je eerst een officiële overeenkomst met de door jou gekozen zzp'er opstellen en ondertekenen. Je moet met deze zzp'er zaken als tarieven, te leveren resultaten en eigendom van geleverd werk afspreken. Verschillende landen hanteren verschillende regels, dus als je internationaal talent aanneemt, zorg dan dat je een tool voor international contractor management gebruikt en niet gewoon een tool waarmee je zonder context of bescherming betalingen kunt versturen.

Op een bepaald moment wil je misschien zzp'ers omzetten in werknemers. In dat geval heb je een paar mogelijkheden. Je moet de zzp'ers onboarden in hun nieuwe rol en afhankelijk van het land het papierwerk helemaal opnieuw doen.