Internationale Gehaltsabrechnung: Anbieter, Arten und bewährte Praktiken
Erfahre von Remotes Expert:innen für weltweite Beschäftigung, wie du die Gehälter deines verteilten Teams in den unterschiedlichsten Ländern der Welt berechnest und bezahlst.
Dieser Leitfaden ist derzeit nur auf Englisch verfügbar.
Die Gehaltsabrechnung ist ein entscheidender strategischer Prozess
Heutzutage können Unternehmen jeder Größe einfach Fachkräfte aus aller Welt beschäftigen. Doch die korrekte und rechtskonforme Bezahlung dieser Beschäftigten kann eine ziemliche Herausforderung darstellen.
Du musst nicht nur sicherstellen, dass die Bezahlung rechtzeitig eintrifft, sondern auch zahlreiche Compliance- und Steueranforderungen erfüllen. Mit Beschäftigten in mehreren Ländern kann man da schnell den Überblick verlieren.
Deshalb brauchst du eine geeignete Lösung. Am besten sollte deine Plattform für die globale Gehaltsabrechnung nicht nur ein Verwaltungstool sein, sondern ein strategisches Instrument, mit dem du Spitzenkräfte weltweit möglichst effizient und rechtskonform einstellen und bezahlen kannst.
Das erfährst du
Dieser Guide hilft dir dabei, den richtigen globalen Payroll-Anbieter für dein Unternehmen zu finden. Außerdem gehen wir auf Best Practices für die internationale Gehaltsabrechnung ein und beantworten einige häufige Fragen führender Payroll-Anbieter.
Was ist unter internationaler Payroll zu verstehen?
Wie du deine globalen Mitarbeiter bezahlst
Der Begriff Payroll (dt. Gehaltsabrechnung) umfasst alle Prozesse, die du durchlaufen musst, um deine Beschäftigten zu bezahlen. Dazu zählen:
Gehaltsberechnung
Verwaltung von Benefits
Abzug und Einbehalt von Steuern
Überstundenabrechnung
Aufbewahrung von Unterlagen
Abführung der Lohnsteuer
Einhaltung aller einschlägigen Steuer- und Arbeitsgesetze
Wenn du Beschäftigte in verschiedenen Ländern hast und bezahlst, spricht man von globaler Gehaltsabrechnung.
Dabei gilt im Allgemeinen: Je globaler die Tätigkeit, desto komplexer die Gehaltsabrechnung, vor allem was Compliance und Steuerfragen angeht.
Wichtige Überlegungen bei der internationalen Gehaltsabrechnung
Sehen wir uns einige dieser Prozesse genauer an. Bei der Einstellung von Mitarbeiter:innen über Ländergrenzen hinweg solltest du Folgendes bedenken:
Es kann von Land zu Land (und manchmal auch innerhalb eines Landes) große Unterschiede bei den arbeitsrechtlichen Vorschriften geben, nicht nur beim Mindestlohn, sondern auch bei Aspekten wie bezahltem oder unbezahltem Urlaub, Überstunden und Pausenzeiten. Du musst wissen, welche Vorschriften am jeweiligen Standort gelten.
Auch die Steuergesetze sind je nach Standort unterschiedlich und du musst über Steuersätze, Verpflichtungen, Meldepflichten und Fristen Bescheid wissen.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die korrekte, schnelle Berechnung von Löhnen und Gehältern. In manchen Ländern (darunter die USA) sind Unterschiede zwischen Angestellten mit Festgehalt und Stundenarbeiter:innen zu berücksichtigen.
Die Benefits für Mitarbeiter:innen müssen im Einklang mit den lokalen Vorschriften berechnet und erfasst werden. In manchen Ländern können gewisse Zusatzleistungen gesetzlich vorgeschrieben sein, darunter beispielsweise Kranken- und Zahnzusatzversicherungen, Lebensversicherungen, Altersvorsorge und bezahlter Urlaub.
Länderspezifische Unterschiede kann es auch bei Zahlungsmethoden und -fristen geben. In einigen Ländern ist das Gehalt monatlich zu zahlen, in anderen wiederum alle zwei Wochen. Dies kann nicht nur vom Standort, sondern auch von anderen Faktoren wie der Rolle der Beschäftigten abhängig sein.
Für eine effiziente Verwaltung all dieser Prozesse brauchst du Zeit, Ressourcen und lokale Expertise, was besonders für kleine Unternehmen zum Problem werden kann.
Aus diesem Grund lagern immer mehr Unternehmen die Gehaltsabrechnung aus – laut einer Studie von EY aus dem Jahr 2021 bereits 64 %.
Aber was bedeutet das für global tätige Unternehmen? Wie funktioniert das Outsourcing? Und welche Lösung ist für dich am besten geeignet?
Anbieter internationaler Payroll-Lösungen erbringen drei grundlegende Dienstleistungen:
1
Global employment services
If you don’t own a legal entity in your employee’s country, you’ll need to hire, manage, and pay them using an employer of record (EOR) — like the one offered by Remote. As the name suggests, EORs act as the legal employer, enabling you to hire workers in a given country quickly, efficiently, and compliantly. This approach is perfect for businesses that want to scale quickly and be flexible. With our EOR service, Remote manages payroll, benefits administration (including equity incentives), and day-to-day HR needs, and ensures that you are fully compliant with all relevant regulations. This allows you to focus on finding the right people and running your business.
2
Localized payroll services
If you do own a legal entity in your employee’s country, you can either manage payroll yourself internally, or outsource. Remote provides localized payroll services through our Global Payroll platform. This option is more suitable for companies that have already made significant investments in a country and plan to maintain a sizable in-country workforce. Under this approach, you remain the legal employer but Remote (or your chosen provider) handles payroll. You are responsible for complying with local legal requirements.
3
Contractor management services
When paying independent contractors, things are slightly different. Many companies default to paying international workers as contractors because it’s easier. However, if you do this, you need to be careful to avoid misclassification. This occurs when a contractor is treated like an employee, but without receiving any of the associated benefits or protections. If you are found to have misclassified contractors, you can face legal action, resulting in large fines and reputational damage. Because countries have different guidelines on who qualifies as an employee, your global payroll solution is your first defense. Remote can help ensure that you avoid misclassification, enabling you to easily convert contractors into employees and allowing you to quickly and easily manage your bona fide contractors.
Mit eigenen Niederlassungen oder von Partnern abhängig?
Globale Payroll-Anbieter unterscheiden sich im Wesentlichen durch eine wichtige Eigenschaft: ob sie auf ausländische Drittanbieter angewiesen sind oder eigene Niederlassungen im Ausland betreiben – wie Remote.
Üblicherweise umfasst das Portfolio beider Arten von Anbietern globale Personaldienstleistungen, lokalisierte Gehaltsabrechnung und die Verwaltung von Auftragnehmer:innen in Ländern auf der ganzen Welt.
Welcher Anbieter ist also der richtige für dich?
Partnerabhängige Payroll-Anbieter
Solche Anbieter lagern ihre Dienste an Drittanbieter in den Ländern aus, in denen sie tätig sind. Das bedeutet, dass sie von Drittanbietern abhängig sind.
Diese Lösung ist meist mit einigen Nachteilen verbunden:
Höhere Kosten
Versteckte Gebühren
Längere Wartezeiten
Beteiligung unbekannter Drittparteien
Mitarbeiter:innen sind meist unzufrieden mit der Lösung
Eingeschränkter Schutz des geistigen Eigentums
Kurzfristig kann die Zusammenarbeit mit einem partnerabhängigen Anbieter durchaus sinnvoll sein. Wenn du jedoch langfristige Wachstumspläne hast, ist eine andere Option im Allgemeinen besser geeignet.
Payroll-Anbieter mit eigenen Niederlassungen
Ob Gehaltsabrechnung, Verwaltung von Benefits, Personalwesen oder Compliance: Diese Anbieter erbringen alle Leistungen selbst. Sie sind nicht auf Drittanbieter angewiesen, sondern mit einer eigenen juristischen Person in den jeweiligen Ländern vertreten.
Remote verfügt in allen Ländern über eigene Niederlassungen. Das wirkt sich üblicherweise positiv auf die Zufriedenheit von Arbeitgeber und Beschäftigten aus. Neben einer zuverlässigen Sicherheitsinfrastruktur und exzellenten Schutzmechanismen für dein geistiges Eigentum gibt es bei uns keine versteckten Gebühren.
International payroll processing: best practices
Was gehört zur internationalen Gehaltsabrechnung?
Arten von internationalen Payroll-Anbietern
Was gehört zur internationalen Gehaltsabrechnung?
Internationale Gehaltsabrechnung (oder „Payroll“) wird meist als Sammelbegriff für die weltweite Verwaltung, Bezahlung und das Onboarding von festangestellten Mitarbeiter:innen und selbstständigen Auftragnehmer:innen verwendet. Je nachdem, wen du fragst, kann die internationale Gehaltsabrechnung etwas so Einfaches wie die Überweisung von Zahlungen an Auftragnehmer:innen bedeuten oder etwas so Komplexes wie die Beauftragung eines Employer of Record (EOR) für deine Mitarbeiter:innen in einem Land.
Es gibt drei grundlegende Dienstleistungen, die Anbieter internationaler Payroll-Lösungen erbringen:
Globale Personaldienstleistungen
Wenn du in dem Land, in dem du Angestellte beschäftigst, keine eigene Niederlassung hast, brauchst du sozusagen das Komplettpaket mit allen globalen Personaldienstleistungen von einem Partner wie Remote. Internationale Payroll-Anbieter können Mitarbeiter:innen in deinem Namen beschäftigen – unter einem Modell, das allgemein „Employer of Record“ bzw. EOR genannt wird. Bei diesem Modell arbeiten deine internationalen Mitarbeiter:innen zwar für dein Unternehmen, auf dem Papier ist aber dein Personaldienstleister ihr offizieller Arbeitgeber. Bei Remote haben wir in allen Ländern, in denen wir unsere EOR-Service anbieten, eigene juristische Personen. Wir sind der fachkundige lokale Ansprechpartner unsere Kunden. Wir bieten ihnen globale Personaldienstleistungen an, wie das Payroll-Management, die Verwaltung von Benefits, den Schutz ihrer geistigen Eigentumsrechte und selbst Kapitalbeteiligungsprogramme für ihre Mitarbeiter:innen.
Lokale Gehaltsabrechnung
Anbieter internationaler Payroll-Lösungen können dir auch mit der lokalen Gehaltsabrechnung in Ländern helfen, in denen dein Unternehmen eigene Niederlassungen hat. Das ist eine attraktive Option für Unternehmen, die bereits erhebliche Investitionen in einen Standort getätigt haben und planen, ein großes Team vor Ort aufzubauen. In diesem Fall kümmert sich dein Payroll-Anbieter um die Gehaltsabrechnung und Benefits, tritt aber nicht als offizieller Arbeitgeber deiner Angestellten auf. Auch für den Schutz des geistigen Eigentums und die Einhaltung der lokalen Rechtsvorschriften bist du selbst verantwortlich, sobald du eine eigene Niederlassung im Land hast.
Bezahlung selbstständiger Auftragnehmer:innen
Wenn du mit einer Person in einem anderen Land zusammenarbeiten möchtest, ohne sie gleich einzustellen, kannst du sie als selbstständige Auftragnehmerin beauftragen und bezahlen. Auch hier kann dir ein internationaler Payroll-Anbieter helfen. Das ist eine praktische Lösung für zeitlich befristete Projekte oder für die Zusammenarbeit mit Personen, die lieber selbstständig arbeiten möchten. Die Kehrseite der Medaille ist das Risiko von Strafen für Scheinselbstständigkeit oder der mögliche Verlust von geistigen Eigentumsrechten. Gerade die Scheinselbstständigkeit ist eine Gefahr, vor der ein globaler Payroll-Partner seine Kunden schützt. Dazu ist ein hoher Grad an Expertise notwendig, denn in allen Ländern gelten andere Kriterien zur Unterscheidung zwischen Selbstständigkeit und Angestelltenverhältnis. Viele Unternehmen behandeln ihre Arbeitskräfte im Ausland einfach als selbstständige Auftragnehmer.innen, weil der Aufwand geringer ist. In nicht wenigen Fällen besteht aber ein De-facto-Angestelltenverhältnis, das die Mitarbeiter:innen geltend machen können. Dann riskiert der Arbeitgeber schwerwiegende rechtliche Konsequenzen. Manche Unternehmen nutzen in unterschiedlichen Ländern unterschiedliche Beschäftigungsformen. Ein denkbares Modell ist zum Beispiel, dass dein Anbieter für verschiedene Länder jeweils andere Funktionen übernimmt. In einem könnte er als EOR auftreten und deine Arbeitskräfte für dich beschäftigten. In einem weiteren Land, in dem du eine eigene Niederlassung hast, könnte er lediglich die Gehaltsabrechnung übernehmen. Und zuletzt könnte er sich um die Bezahlung all deiner internationalen Auftragnehmer:innen kümmern. Dein internationaler Payroll-Anbieter hilft dir, die ideale Lösung für deine individuelle Situation zu finden.
Arten von internationalen Payroll-Anbietern
Globale Payroll-Anbieter unterscheiden sich im Wesentlichen durch eine wichtige Eigenschaft: ob sie auf ausländische Drittanbieter angewiesen sind oder, wie Remote, eigene Niederlassungen im Ausland betreiben. Beide können für ihre Kundenunternehmen die weltweite Gehaltsabrechnung übernehmen. Außerdem bieten beide in der Regel auch alle drei im vorigen Abschnitt beschriebenen Dienstleistungen an. Andere verlassen sich auf Drittanbieter, die in den jeweiligen Ländern ihre Dienste für sie erbringen.
Partnerabhängige globale Payroll-Anbieter
Partnerabhängige Anbieter globaler Beschäftigungslösungen lagern ihre Dienstleistungen in den verschiedenen Ländern an Dritte aus. Die Zusammenarbeit mit so einem Partner kann kurzfristig sinnvoll sein. Langfristig sprechen jedoch der geringe Schutz des geistigen Eigentums, die niedrige Mitarbeiter:innenzufriedenheit und nicht zuletzt die sehr hohen Kosten gegen sie. Wenn möglich, solltest du partnerabhängige Anbieter vermeiden.
Unabhängige globale Payroll-Anbieter mit eigenen Niederlassungen
Anbieter mit eigenen ausländischen Niederlassungen können Arbeitgebern ein umfassendes Serviceangebot mit Gehaltsabrechnung, Benefits, Compliance und Steuern anbieten. Im Gegensatz zu ihren partnerabhängigen Mitbewerbern sind sie nicht auf Drittanbieter angewiesen, sondern mit einer eigenen juristischen Person in ihren Ländern vertreten. Dieses Modell bietet weitaus stärkeren Schutz deines geistigen Eigentums und ist deutlich besser für deine Mitarbeiter:innen.
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Payroll-Informationen für bestimmte Länder
Das sind einige unsere Länder mit den meisten Anfragen. Besuche unseren Country Explorer, um mehr über die Gehaltsabrechnung für bestimmte Länder zu erfahren.
FAQs zur internationalen Gehaltsabrechnung
Du willst mehr über das globale Payroll-Management erfahren? Hier findest du Antworten auf einige der häufigsten Fragen.
Du kannst Arbeitskräfte in mehreren Ländern bezahlen, indem du mit einem globalen Payroll-Anbieter zusammenarbeitest, beispielsweise mit einem EOR oder einer PEO. Bei einer PEO muss du bereits eine Niederlassung in dem Land haben, in dem du Menschen einstellen möchtest. Ein EOR fungiert hingegen als offizielle Arbeitgeber deiner Mitarbeiter:innen, sodass du keine eigene Niederlassung benötigst.
Die Bezahlung von Mitarbeiter:innen in mehreren Ländern muss nicht komplizierter sein als in einem Land. Du benötigst lediglich die richtigen Tools. Mit Remote kannst du Mitarbeiter:innen in Dutzenden Ländern auf der ganzen Welt mühelos bezahlen und verwalten.
