Abwesenheitsrichtlinien

Du solltest wissen, dass An- und Abwesenheitsrichtlinie für Mitarbeiter:innen zwar ähnlich sind, aber jeweils einem anderen Zweck dienen.

Eine Anwesenheitsrichtlinie umfasst eine Reihe von Regeln und Leitlinien, die ein Arbeitgeber aufstellt, um seine Erwartungen und Anforderungen an Pünktlichkeit, Arbeitszeit und Anwesenheit am Arbeitsplatz zu kommunizieren. Sie enthält meist Dinge wie Standardarbeitszeiten, Verfahren für Urlaubsanträge, die Konsequenzen für übermäßige Fehlzeiten oder Unpünktlichkeit sowie alle anderen relevanten Details.

Eine Abwesenheitsrichtlinie beinhaltet verschiedene Regeln und Leitlinien für den Umgang und die Verwaltung von Fehlzeiten. Sie beschreibt, wie Abwesenheiten gemeldet und Urlaubstage beantragt werden müssen, und nennt die akzeptablen Gründen für eine Freistellung sowie die Konsequenzen von übermäßigem oder unberechtigtem Fernbleiben von der Arbeit. Eine gute Abwesenheitsrichtlinie vermittelt den Mitarbeiter:innen klar ihre Verantwortlichkeiten und die Erwartungen des Unternehmens an ihre Arbeitszeiten. Sie trägt so dazu bei, ein produktives und effizientes Arbeitsumfeld zu schaffen.

An- und Abwesenheitsrichtlinien sind zwar nah verwandt, aber nicht das Gleiche. Eine Anwesenheitsrichtlinien enthält ein breiteres Spektrum an Regeln und Richtlinien für die Anwesenheit von Mitarbeiter:innen am Arbeitsplatz. Sie geht zwar allgemein auf Fehlzeiten ein, definiert aber auch die Erwartungen an Pünktlichkeit, Arbeitszeiten und ähnliche Aspekte. Bei einer Abwesenheitsrichtlinie liegt der Schwerpunkt ganz konkret auf den Zeiten, an denen Mitarbeiter:innen der Arbeit fernbleiben.

Von übermäßigen Fehlzeiten spricht man, wenn Mitarbeiter:innen ungewöhnlich häufig der Arbeit fernbleiben. Das kann ganz legitime Gründe haben, aber auch nicht genehmigt und unentschuldigt sein. Jedes Unternehmen muss selbst entscheiden, ab wann es Fehlzeiten als übermäßig einstuft. Es kann in seinem Handbuch für Mitarbeiter:innen oder in anderen Richtlinien bestimmte Schwellenwerte festlegen.

Legitime Gründe für das Fernbleiben von der Arbeit sind z. B. Krankheiten, familiäre Notfälle oder gesetzlicher Urlaub und andere zuvor beantragte und genehmigte Freistellungen. Im Gegensatz dazu sind Fehlzeiten nicht gerechtfertigt, wenn Mitarbeiter:innen nicht das festgelegte Verfahren zur Beantragung von Urlaub einhalten oder einen triftigen Grund angeben.

Übermäßige Fehlzeiten können sowohl für die Mitarbeiter:innen als auch für das Unternehmen negative Folgen haben. Den Mitarbeiter:innen drohen gegebenenfalls Disziplinarmaßnahmen wie Verwarnungen, die Suspendierung oder sogar die Kündigung. Für das Unternehmen können übermäßige Fehlzeiten zu unterbrochenen Arbeitsabläufen, verminderter Produktivität und höheren Kosten für die Vertretung führen. Hinzu kommt, dass die Arbeitsmoral der anderen Teammitglieder erheblich leiden kann. Viele Unternehmen gehen mit Richtlinien und Verfahren zur Erfassung, Dokumentation und Verwaltung gegen übermäßige Fehlzeitenvor. Dabei dürfen sie aber nicht das gerechte Maß aus den Augen verlieren und müssen alle Mitarbeiter:innen gleich behandeln. 

In den meisten Unternehmen müssen Mitarbeiter:innen mit Disziplinarmaßnahmen rechnen, wenn sie der Arbeit zu häufig fernbleiben. Diese Maßnahmen werden meist ergriffen, wenn Mitarbeiter:innen immer wieder gegen Anwesenheitsrichtlinien verstoßen, wie z. B.:

• Häufige Abwesenheit ohne triftigen Grund

• Unpünktlichkeit

• Nichtbeachtung der festgelegten Verfahren für die Beantragung von Urlaub

Anwesenheitsrichtlinien benennen in der Regel die Disziplinarmaßnahmen, die das Unternehmen in solchen Situationen ergreifen kann. Häufig wenden Unternehmen ein progressives, mehrstufiges Disziplinarverfahren an. Ein Beispiel für die progressive Steigerung ist:

1. Mündliche Verwarnungen

2. Schriftliche Verwarnungen

3. Suspendierung

4. Kündigung

Disziplinarmaßnahmen dienen dazu, die Mitarbeiter:innen zur Einhaltung der Anwesenheitsrichtlinie anzuhalten, ein produktives Arbeitsumfeld zu bewahren und Fairness und Gleichbehandlung bei Anwesenheitsproblemen sicherzustellen. Unternehmen müssen ihre Richtlinie gerecht anwenden, Diskriminierung vermeiden, klar mit den Mitarbeiter:innen kommunizieren und ihnen Möglichkeiten zur Verbesserung bieten.

Die Reduzierung von Abwesenheiten ist ein wichtiges Anliegen für Arbeitgeber, da übermäßige Fehlzeiten die Produktivität, die Arbeitsmoral und den Gesamterfolg des Unternehmens direkt beeinträchtigen. Fehlzeiten können viele Ursachen haben, darunter Gesundheitsprobleme, arbeitsbedingter Stress und mangelnde Motivation. However, with a proactive approach to implementing effective strategies, companies can significantly decrease absenteeism and increase employee retention. 

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Fehlzeiten von Mitarbeiter:innen zu reduzieren. Nachfolgend haben wir einige Vorschläge zusammengestellt. 

Positives Arbeitsumfeld

Ein positives, unterstützendes Arbeitsumfeld kann helfen, Fehlzeiten zu reduzieren. Mitarbeiter:innen, die sich wertgeschätzt und respektiert fühlen, sind eher motiviert, zur Arbeit zu kommen. Fördere eine Unternehmenskultur der Wertschätzung und Anerkennung und gib Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, sich im Unternehmens fortzubilden und beruflich weiterzuentwickeln. Das kann die Arbeitsmoral steigern und Fehlzeiten reduzieren.

Flexible Arbeitsregelungen

Flexible Arbeitsregelungen wie Remote-Arbeit oder flexible Arbeitszeiten können Mitarbeiter:innen helfen, Arbeit und Privatleben besser zu vereinbaren. Davon profitieren vor allem Mitarbeiter:innen mit familiären Verpflichtungen oder langen Arbeitswegen, weil sie ihren Alltag so besser organisieren können. Diese Regelgungen sind auch sehr gut geeignet, um neurodivergenten Mitarbeiter:innen entgegenzukommen. 

Programme zur Gesundheitsförderung für Mitarbeiter:innen

Mitarbeiter:innen, die weniger gestresst sind und einen gesunden Lebensstil haben, sind seltener krank. Du könntest dafür Programme einführen, die die körperliche und geistige Gesundheit fördern. Beispiele dafür sind kostenlose Mitgliedschaften in Fitnessstudios, Workshops zur Stressbewältigung oder Beratungsangebote.

Zudem kannst du deine Mitarbeiter:innen zu gesunden Gewohnheiten motivieren. Stelle ihnen Informationen zu Ernährung, Sport und Stressbewältigung bereit.

Richtlinie für bezahlten Urlaub

Definiere in deiner Richtlinie genau, wie viel Urlaub deine Mitarbeiter:innen beantragen können, wie Krankheiten geregelt werden und aus welchen persönlichen Gründen sie Anspruch auf bezahlte Freistellungen haben. Stelle diese Richtlinie deinem gesamten Team zur Verfügung, damit alle ihre Rechte kennen und wissen, wie sie ihren Urlaub beantragen können.

Beteiligung von Mitarbeiter:innen

Mitarbeiter:innen, deren Stimme gehört wird, kommen gerne zur Arbeit. Beziehe deine Mitarbeiter:innen in Entscheidungsprozesse ein, ermutige sie, sich einzubringen, und gib ihnen das Gefühl, etwas bewirken zu können. Mitarbeiter:innen, denen ihre Arbeit auch persönlich wichtig ist, fehlen seltener.

Geeignete Schulungen

Mitarbeiter:innen müssen gut geschult sein und die notwendigen Fähigkeiten haben, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Ist das nicht der Fall, können sie Unsicherheiten und Ängste entwickeln, die letztendlich zu mehr Fehlzeiten führen. 

Darüber hinaus solltest du Vorgesetzte und Manager:innen darin schulen, wie sie effektiv mit Fehlzeiten umgehen können. Sie sollten die ersten Anzeichen erkennen können und proaktiv handeln, bevor es zu Disziplinarmaßnahmen kommt.

Klare Kommunikation

Eine effektive Kommunikation ist in jeder Organisation wichtig. Halte deine Mitarbeiter:innen über Richtlinien, Erwartungen und Verfahrensänderungen auf dem Laufenden. Nur wenn sie wissen, was von ihnen erwartet wird, können sie Erwartungen auch erfüllen. 

Prozess für das Leistungsmanagement

Führe ein faires und transparentes System für das Leistungsmanagement ein. Regelmäßiges Feedback und Leistungsbewertungen helfen deinen Mitarbeiter:innen, sich ihrer Stärken bewusst zu werden und zu erkennen, in welchen Bereichen sie sich verbessern sollten. Das kann ihnen ein Ziel geben und sie motivieren, sich zu verbessern. 

Anerkennung und Belohnung

Wenn Mitarbeiter:innen sich wertgeschätzt fühlen, kommen sie gerne (und damit zuverlässig) zur Arbeit. Erkenne sie für ihr Engagement und ihre Arbeit an. Du könntest sie mit Prämien, Auszeichnungen oder auch einfach nur einem Lob für gute Arbeit belohnen. 

Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen

Ein sicherer Arbeitsplatz mindert das Risiko von Unfällen oder Verletzungen, die zu Fehlzeiten führen können. Ergreife alle notwendigen Maßnahmen, um den Arbeitsplatz sicher und gesund zu gestalten und zu erhalten. Dazu gehört, dass du Sicherheits- und Gesundheitsvorschriften einhältst, ergonomische Aspekte berücksichtigst und die erforderlichen Sicherheitsschulungen durchführst.

Eine gesunde Work-Life-Balance

Als Arbeitgeber kannst du die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben fördern, indem du ein realistisches Arbeitspensum festlegst, keine übermäßigen Überstunden verlangst und die Freizeit deiner Mitarbeiter:innen respektierst. Mit einer guten Work-Life-Balance sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter:innen sich wegen Stress oder Burnout krankschreiben lassen.

Incentives für Anwesenheit

Du könntest Incentives einführen, z. B. Belohnungen für Mitarbeiter:innen, die immer pünktlich sind. Das ist eine ausgezeichnete Methode, einen gesunden Wettbewerb in deinem Team anzuregen und die Anwesenheit zu fördern.

Förderung der psychischen Gesundheit

Vielen Arbeitgebern ist noch nicht bewusst, wie wichtig es ist die psychische Gesundheit ihrer Mitarbeiter:innen zu schützen. Biete ihnen Ressourcen und Unterstützung an, damit sie besser mit Stress, Ängsten oder anderen psychischen Problemen umgehen können. Ein internes Hilfsprogramm kann eine wertvolle Anlaufstelle sein. 

Einfache Meldung von Abwesenheiten

Richte klar verständliche und einfache Verfahren für die Meldung von Abwesenheiten ein. Deine Mitarbeiter:innen sollten wissen, wen sie wie kontaktieren, welche Informationen sie bereitstellen und wann sie ihre Vorgesetzten über ihre Abwesenheit informieren müssen.

Überprüfe und aktualisiere die Richtlinien regelmäßig, um sie an neue Bedürfnisse und Erwartungen anzupassen. Bleib offen für das Feedback deiner Mitarbeiter:innen und sei bereit, die Richtlinien bei Bedarf anzupassen.

Arbeitszeiterfassung

Führe genaue Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter:innen, um negative Entwicklungen frühzeitig zu erkennen. Du kannst auch eine Software für die Arbeitszeiterfassung verwenden, um Abwesenheiten nachzuverfolgen und zu verwalten. Mit diesen Tools kannst du Prozesse automatisieren und wertvolle Daten für die Analyse erheben.

Die Arbeitszeiterfassung kann dir helfen, Muster zu erkennen und Probleme frühzeitig anzugehen. Du kannst damit auch abschätzen, wie erfolgreich deine Strategien zur Reduzierung von Fehlzeiten sind.

Wiedereingliederungsprogramme

Richte spezielle Programme für Mitarbeiter:innen ein, die sich von Krankheiten oder Verletzungen erholen. Sie können ihnen helfen, sich am Arbeitsplatz wieder einzuleben, und dazu beitragen, lange Abwesenheiten zu verkürzen.

Klare Kommunikation von Konsequenzen

Kommuniziere klar die Konsequenzen von übermäßigen Fehlzeiten. Stelle sicher, dass deine Mitarbeiter:innen wissen, welche Disziplinarmaßnahmen unentschuldigtes oder häufiges Fehlen nach sich ziehen können.

Strategien zu Konfliktlösung

Versuche, Konflikte am Arbeitsplatz umgehend und fair beizulegen. Ungelöste Konflikte können zu Stress und Fehlzeiten führen. Fördere eine offene Kommunikation und stelle Ressourcen zur Konfliktlösung bereit.

Unterstützung von Personen mit Betreuungsverantwortung

Mitarbeiter:innen mit privaten Betreuungspflichten haben es besonders schwer, die Care-Arbeit mit ihrem Beruf zu vereinbaren. Komm ihnen entgegen, indem du ihnen z. B. flexible Arbeitszeiten oder Betreuungsurlaub anbietest. Das stärkt auch deinen Ruf als guter Arbeitgeber.

Befragungen

Führe Mitarbeiter:innen-Befragungen durch, um Feedback zu den Arbeitsbedingungen und möglichen Fehlzeiten zu erhalten. Du kannst so wertvolle Erkenntnisse bekommen, die dir helfen, Maßnahmen zu entwickeln, um Fehlzeiten zu reduzieren.