¿Qué es un Acuerdo de Tratamiento de Datos (APD)?

Un Acuerdo de Tratamiento de Datos (APD) es un contrato legal entre dos entidades, normalmente un responsable del tratamiento y un encargado del tratamiento. Este acuerdo describe los derechos, responsabilidades y obligaciones de ambas partes al tratar datos personales, de acuerdo con las leyes de protección de datos.

En primer lugar, entendamos qué son un responsable del tratamiento y un encargado del tratamiento. Un responsable del tratamiento de datos es una entidad (como una empresa o un organismo público) que determina por qué y cómo se tratan los datos personales. Un encargado del tratamiento, por otra parte, es una entidad independiente (como un proveedor de servicios) que trata datos personales en nombre del responsable del tratamiento, según sus instrucciones.

Ahora bien, ¿por qué es crucial un APD? Piensa en un APD como una red de seguridad. Ayuda a proteger los datos de las personas y garantiza que todas las partes implicadas en el proceso de tratamiento de datos son conscientes de sus obligaciones y responsabilidades. Una APD incluye detalles sobre los tipos de datos que se tratan, los fines del tratamiento, la duración del tratamiento y las medidas de seguridad establecidas para proteger los datos.

Para los responsables jurídicos, un APD es primordial por múltiples razones. En primer lugar, garantiza el cumplimiento de las leyes y reglamentos, en particular los relativos a la protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea. El incumplimiento puede acarrear fuertes multas y daños a la reputación. En segundo lugar, un APD puede mitigar posibles disputas y responsabilidades al delimitar claramente las obligaciones y responsabilidades de todas las partes implicadas. Es como una hoja de ruta que ayuda a evitar posibles escollos y problemas legales.

Los responsables de Recursos Humanos (RRHH) también tienen interés en las APD, sobre todo cuando dirigen un equipo global. Manejan una gran cantidad de datos personales de los empleados -como nombres, direcciones, datos bancarios, historiales médicos-, lo que hace que las APD sean especialmente relevantes. Estos acuerdos garantizan que las prácticas de RRHH respetan los derechos de privacidad y protegen los datos de los empleados, sobre todo cuando se comparten con terceros, como procesadores de nóminas o proveedores de prestaciones.

Los contratos de trabajo son otro ámbito en el que los APD desempeñan un papel importante. Estos contratos suelen contener datos personales que deben tratarse y protegerse adecuadamente. Un APD dentro de un contrato de trabajo puede aportar claridad sobre los procedimientos de tratamiento de datos, los derechos de los interesados (empleados en este caso) y las medidas establecidas para proteger estos datos.

Entonces, ¿cómo puedes aplicar este aprendizaje a tu trabajo? Como responsable jurídico o de RRHH, aquí tienes tres pasos a seguir:

Comprende tu papel: ¿Eres controlador o procesador de datos? ¿O, tal vez, desempeñas ambos papeles en circunstancias diferentes? Comprender tu función es el primer paso para determinar tus responsabilidades y obligaciones en virtud de las leyes de protección de datos.

Revisa tus acuerdos: Examina tus acuerdos actuales, como los contratos de servicios o de trabajo. ¿Incluyen un APD? Si no es así, es hora de plantearse incorporar uno.

Desarrolla o actualiza tu APD: En colaboración con tu equipo jurídico, elabora un APD que cumpla las leyes de protección de datos aplicables. Si ya tienes una DPA, asegúrate de que está actualizada y refleja la normativa más reciente.

En resumen, una APD es una herramienta crucial que ayuda al tratamiento seguro y legal de los datos personales. Es un aspecto crítico de la protección de datos que los responsables jurídicos y de RRHH deben comprender y aplicar. El tratamiento adecuado de los datos personales no es sólo una cuestión de cumplimiento. También se trata de ganarse la confianza de las personas cuyos datos procesamos, un factor crucial para el éxito y la reputación de cualquier organización.