Was sind Nachzahlungen?

Nachzahlungen bzw. rückwirkende Zahlungen erfolgen, um die Differenz zwischen dem Betrag auszugleichen, den Mitarbeiter:innen bekommen haben, und dem, der ihnen eigentlich zusteht. Es handelt sich also im Grunde nur um die Berichtigung zu niedriger Auszahlungen an Mitarbeiter:innen. Nachzahlungen können aus verschiedenen Gründen erfolgen, z. B. aufgrund von Schreibfehlern, einer Gehaltserhöhung, Änderungen am Arbeitsvertrag oder Überstunden, die nicht angemessen vergütet wurden.

Ein typisches Szenario sind Gehaltserhöhungen ab einem bestimmten Datum, die aber aus Versehen erst einen Monat später angewendet werden. Den betroffenen Mitarbeiter:innen muss die Differenz in einer Nachzahlung ausgezahlt werden. Dadurch erfolgt der Ausgleich zwischen dem alten und dem neuen, höheren Gehalt.

Eine weiteres Szenario sind Fehler bei der Gehaltsabrechnung, durch die Mitarbeiter:innen das falsche (zu niedrige) Gehalt ausgezahlt wurde. Auch hier muss das Unternehmen die Fehlbeträge nachzahlen.

Insbesondere bei globalen Teams ist es wichtig, bei Nachzahlungen darauf zu achten, dass man nicht versehentlich gegen Arbeitsgesetze, Richtlinien oder Vorschriften verstößt, das sie in den verschiedenen Ländern sehr unterschiedlich ausfallen können. Was in einem Land in Ordnung oder sogar vorgeschrieben ist, kann in einem anderen einen Verstoß gegen ein Arbeitsgesetz darstellen.

In einigen Ländern gibt es zum Beispiel strenge Regeln zu den Fristen, bis wann zu wenig gezahlte Beträge korrigiert oder wie Nachzahlungen berechnet werden müssen. Der Verstoß gegen solche Gesetze kann Bußgeldern, Gerichtsverfahren und sogar Rufschädigungen nach sich ziehen. Deshalb ist es wichtig, diese Gesetze zu verstehen und sie genau zu befolgen, wenn du Nachzahlungen vornehmen musst.

Wie können Personalverantwortliche Nachzahlungen handhaben?

Hier sind einige praktische Ratschläge, wie Personalverantwortliche mit Nachzahlungen umgehen können:

Entwicklung von Richtlinien: Formuliere eine klare Nachzahlungsrichtlinie, die den Grundsätzen deines Unternehmens entspricht und die lokalen Arbeitsgesetze einhält. Diese Richtlinie muss für alle Mitarbeiter:innen zugänglich und verständlich formuliert sein.

Effektive Kommunikation: Kommuniziere offen und transparent mit deinen Mitarbeiter:innen über ihre Bezahlung, einschließlich aller Probleme, die dazu führen, dass eine Nachzahlung erforderlich wird. Wenn deine Mitarbeiter:innen die Situation verstehen, kannst du Missverständnisse und Unzufriedenheit verhindern.

Regelmäßige Prüfung: Prüfe deine Gehaltsabrechnungen regelmäßig, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter:innen korrekt bezahlt werden. Du erkennst so frühzeitig Abweichungen, bevor sie zu größeren Problemen werden.

Compliance: Informiere dich über alle örtlichen Arbeitsgesetze, insbesondere zur Gehaltszahlung. Ziehe bei Bedarf Arbeitsrechtsexpert:innen zu Rate.

Effizientes Payroll-System: Verwende ein effizientes Payroll-System oder eine Software, die für komplexe Berechnungen geeignet ist und bei Bedarf Nachzahlungen berücksichtigen kann. Du verminderst so das Risiko von Fehlern und stellst pünktliche, korrekte Zahlungen sicher.

Nachzahlungen sind ein wichtiger Aspekt des Personalmanagements, der Fairness sicherstellt und eine gute Arbeitsbeziehung zwischen einem Unternehmen und seinen Mitarbeiter:innen fördert. Wenn Personalverantwortliche den Zweck und die Bedeutung verstehen und die Einhaltung von Arbeitsgesetzen sicherstellen, können sie sie effektiv verwalten und so ein vertrauensvolles Arbeitsumfeld schaffen.